Trello – narzędzie do zarządzania zadaniami, projektami i… wszystkim?

zarządzanie zadaniami

O Trello dobrą opinię ma wielu marketingowców i ludzi od promocji. I nic dziwnego! To darmowe (w podstawowej wersji) narzędzie czasem ułatwia zarządzanie zadaniami i projektami tak bardzo, że chciałoby się uścisnąć jego twórców. Czy sprawdza się też w świecie kultury?

 

Co to jest Trello?

Trello to aplikacja do zarządzania zadaniami i współdziałania. To rodzaj wirtualnej tablicy czy zbioru listy TO DO („do zrobienia”). Dzięki niej łatwiej unaocznić sobie i innym co jeszcze musimy wykonać i jaki jest aktualny stan projektu czy zadania. Sposób działania Trello jest bardzo prosty: tworzymy zespoły i przypisujemy im tablice (tablice są najważniejsze!). Na każdej tablicy tworzymy listy, a na listach karty. Karty możemy zapisywać, modyfikować, przesuwać pomiędzy listami. Możemy też nadawać kartom terminy wykonania i przypisywać naniesione na nie zadania członkom zespołu. Do kart możemy też dodawać pliki i listy zadań. Trello oferuje też wiele dodatków i integracji: kalendarz, deadlines, systemy głosowania czy integrację ze Slackiem, Dyskiem Google, Dropboxem. Trello ma swoją wersję online, mobilną (na telefony z Androidem i iPhony), a od niedawna (od 13 września!) także desktopową (na komputery Mac i te z Windowsem), która na dobre zadomowiła się na moim komputerze osobistym.

 

Dlaczego warto mieć aplikację do zarządzania zadaniami i projektami?

Takie aplikacje są bardzo popularne wśród programistów, ale szybko trafiły też do świata marketingu i biznesu w ogóle. Gdy mamy do czynienia ze złożonym projektem, w który jest zaangażowanych wiele osób, wymiana mejli i wspólny kalendarz przestają wystarczać. Gdy rośnie ilość i złożoność interakcji w pewnej chwili łatwo pogubić się w swoich obowiązkach, a cały proces staje się niejasny. Warto wtedy mieć „miejsce wspólne”, przestrzeń gdzie cały projekt jest rozpisany na zadania i zwizualizowany. Zarządzanie procesami staje się wtedy dużo łatwiejsze.

Wizualizacja procesu (hmm, czy „unaocznić” to to samo, co zwizualizować?) to podstawa metody kanban opracowanej w Japonii w latach pięćdziesiątych. Zainteresowanych odsyłam do hasła o kanban w Wikipedii (linkuję do polskiej, ale w angielskiej metodę tę wyjaśniono nieco lepiej i bardziej szczegółowo).

 

Przykładowa tablica Trello
Tablica Trello jednego z projektów, nad którym pracuję

Dlaczego używam Trello?

PR-owiec czy marketingowiec w kulturze pracuje z wszystkimi działami instytucji. Zwykle jest zapraszany do współpracy na początku projektu (gdy trzeba zaplanować strategię promocji) oraz pod koniec, gdy trzeba pokazać projekt szerszej publiczności i wypromować jego efekty. Rzadko kiedy sam jest koordynatorem projektu.

Pracując z tak wieloma zespołami (często równolegle) muszę dbać o dobrą komunikację. Muszę być pewny, że zarówno ja, jak i inni zainteresowani mają świadomość tego, co jeszcze trzeba zrobić i co do kogo należy. Rozpisując wszystkie zadania i układając je w listy mogę spokojnie zapanować nad pracą, dotrzymać terminów i egzekwować dotrzymanie terminów od współpracowników. Nie będąc koordynatorem nie mogę nikomu nic kazać, ale mogę powiedzieć: „umawialiśmy się na ten a ten termin”.

Przede wszystkim jednak korzystam z Trello do zarządzania własnymi zadaniami, także w życiu prywatnym. Pozwala mi to znaleźć równowagę i kontrolować postęp w kilku istotnych sferach. Wiecie, to cudowne uczucie: „nie musieć pamiętać”. Zamiast zajmować się wszystkim na raz (a w konsekwencji niczym konkretnym) skupiam się tylko na zadaniach, które mam do wykonania priorytetowo. Wszystkie inne czekają sobie na listach „Do zrobienia” lub „Pomysły”.

 

Moja opinia: dlaczego Trello, a nie coś innego?

Już wcześniej korzystałem z programów do zarządzania projektami, mam też Kalendarz Google i korzystam z papierowej, tygodniowej rozpiski zadań. Te pierwsze Trello pobiło prostotą, która idzie przy tym w parze z dużą możliwością modyfikacji.

Inne darmowe programy są znacznie mniej intuicyjne. Na przykład rozbijają poszczególne funkcjonalności na wiele ekranów. Moi współpracownicy skarżyli mi się (a ja w duchu przyznawałem im rację), że całość jest zbyt skomplikowana. Gdy tu są komentarze, gdzieś indziej kalendarz, a karty są małe i niewyraźne, to ułatwienie przestaje być łatwe.

Interfejs Trello skupia się na przejrzystej tablicy, a wszystkie dodatki do niej są po prostu dodatkami. Karty dopiero po rozwinięciu pokazują swoją treść i skomplikowanie, menu można łatwo schować, a pluginy uruchamia się jednym kliknięciem. Trello w podstawowej wersji jest darmowe i pozwala na tworzenie dowolnej ilości zespołów i tablic.

Kartkę papieru Trello bije na głowę tym, że mam do niego dostęp z każdego urządzenia. Odpada potrzeba noszenia ze sobą dodatkowej makulatury. W dodatku wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym widzą też moi współpracownicy. Jeśli zaś chodzi o Kalendarz Google, to ma on ten minus, że pokazuje jedynie kiedy ma się coś wydarzyć, nie mówiąc nic o „zawartości” wydarzenia – zadaniach i warunkach niezbędnych do odniesienia sukcesu.

 

Jak korzystać z Trello? Kilka sposobów na organizację tablic

Większość moich tablic ma 4 podstawowe listy:

  • Pomysły
  • Do zrobienia
  • W trakcie
  • Zrobione

To typowy, prosty kanban. Karty wędrują pomiędzy tymi listami od niesprecyzowanego pomysłu, przez rozpisane szczegółowo i przydzielone osobom odpowiedzialnym zadanie i komentowaną aktywność, aż do zarchiwizowania po  szczęśliwym zakończeniu zadania.

W jednym z projektów przed listą „Pomysłów” dodałem też kartę „Cele”. Celom przypisałem kolorowe etykiety. W ten sposób w projekcie staramy się robić tylko te rzeczy, które prowadzą do realizacji jednego z celów.

Zupełnie inaczej zorganizowałem swoją prywatną tablicę. Listy wyglądają mniej więcej tak:

  • W trakcie
  • Praca etatowa
  • Blog
  • Doktorat
  • Kursy
  • Inne aktywności
  • Zrobione

Tak jak wcześniej pisałem, staram się, by nie mieć wielu rzeczy do zrobienia na raz. Wszystko, co nie jest priorytetem lub jest aktywnością zawieszoną (bo np. czekam na czyjąś odpowiedź) ląduje w swojej kategorii. Na liście „W trakcie” są tylko te rzeczy, nad którymi rzeczywiście pracuję.

Bardzo polecam wszystkim dodatek „Deadlines by Ellegant”. Pozwala wyświetlić wykres, na którym widać ile czasu zostało do wykonania poszczególnych zadań (ewentualnie jak duże mamy już opóźnienie). To zdecydowanie ułatwia decyzję „czym zająć się najpierw” 😉

Trello świetnie nadaje się do planowania rzeczy, których wykonanie ma podobny schemat. Karty, listy rzeczy do zrobienia na kartach i tablice możemy łatwo kopiować, więc w każdej chwili możemy zacząć coś nowego, korzystając z know-how, które już mamy. Przykład? Tak zaplanowałbym tablicę dla publikacji treści w mediach społecznościowych:

  • Pomysły
  • Oczekujące
  • Akceptacja
  • Copywriting
  • Dobór grafik
  • Korekta
  • Końcowa akceptacja
  • Zaplanowane do publikacji

Taki sposób rozłożenia kart ułatwia jeszcze jedną, istotną sprawę: dzięki niemu możemy szybko zidentyfikować tak zwane „wąskie gardła” (ang. bottlenecks), czyli punkty w procesie, które opóźniają sprawne przeprowadzenie całego zadania czy projektu.

 

Czy Trello sprawdza się w kulturze?

Dla mnie tak. Ułatwia mi codzienną pracę. Powoli przekonują się też do Trello moi współpracownicy. Oczywiście cudowni i kreatywni ludzie, którzy pracują w sektorze kultury, potrzebują nieco bałaganu i harmidru, więc wiem, że nie będę nigdy pracował na Trello z całym zespołem, ale nie znam takiej aplikacji, która odpowiadałaby wszystkim. Tym natomiast, którzy boją się, że takie podejście ograniczy ich twórcze natury, śpieszę powiedzieć: gdy jakaś aplikacja pamięta o najważniejszych rzeczach za Was, zwalniacie „pamięć operacyjną” w głowie na nowe, „niemożliwe do wykonania” projekty. I nagle się okazuje, że więcej szalonych pomysłów ogląda światło dzienne. A czyż nie o to chodzi?

—-

Ten post jest pierwszym z serii, w której opowiem o narzędziach i technikach wykorzystywanych przeze mnie w pracy. Dajcie proszę znać w komentarzach czy taki sposób prezentacji będzie dla Was przydatny.  Napiszcie też czy i co wykorzystujecie do zarządzania projektami i zadaniami. A jeśli ten post Wam pomógł, to udostępnijcie go! Z góry dzięki!

[Jak oceniasz ten wpis?]

[Głosów łącznie: 6; Średnia głosów: 5]


Comments

  1. OK Wedding

    Baaardzo pomocne jest to urządzenie, zarówno w marketingu jak i w domu. Lista zakupów udostępniona mężowi w Trello nie zginie tak szybko jak wysłana w messengerze, a potem odesłana z poprawkami, gdzie koniec końców już nie wiadomo, która jest aktualniejsza 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *