Jak napisać informację prasową (i nie zwariować)?

jak napisać informację prasową

Informacja prasowa to  podstawowe narzędzie i chleb powszedni PR-owca. Dobry komunikat prasowy to maleńkie dzieło sztuki, perpetum mobile i… źródło wszelkich nerwic. Bo jeśli chcesz napisać skuteczne info prasowe, musisz uwzględnić jednocześnie potrzeby dziennikarzy, swojej instytucji, a często także kilku partnerów. I wiecie co? Mało rzeczy w tej pracy daje taką satysfakcję jak informacje prasowe, które zadziałały.

Kiedy wiem, że zadziałała? Z informacjami prasowymi jest jak z CV, jeśli udało Ci się dobrze je napisać, to przechodzisz do następnego etapu rekrutacji. W PR oznacza to zwykle telefon od dziennikarza z prośbą o krótką rozmowę. Nie musi tak jednak być w każdym przypadku. Czasem po prostu dostaniesz na drugi dzień na mejla alert, informujący Cię, że gdzieś ktoś w jakimś artykule mówi o Twoim wydarzeniu lub też znajdziesz odpowiedni artykuł podczas porannej prasówki.

 

Prawo autorskie i zdrowy rozsądek

I tu warto zwalczyć jeden przesąd (o innych pisałem w poprzedniej notce): często spotykam się z niezrozumiale pogardliwie wypowiadanym stwierdzeniem, że jakiś dziennikarz „po prostu przekleił informację prasową”. Moi drodzy, jak miał ponoć napisać Oscar Wilde „Naśladownictwo jest najszczerszą formą pochlebstwa (…)” [tłum. Tłumacz Google]. Jeśli dziennikarz i redaktor, których rozlicza się przecież z jakości tekstów, uznali, że twoje kilka zdań nadaje się do publikacji, to powinieneś się tylko cieszyć, że wykonałeś dobrą robotę. Tym bardziej, że w myśl art. 4. § 4 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 880):

Art. 4. Nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego:
4)  proste informacje prasowe.

Nie stanowią. A to znaczy, że każdy może z nich skorzystać bez pytania Cię o zgodę. I świetnie, bo piszesz prostą informację prasową, by jak najwięcej osób dowiedziało się o wydarzeniu lub zdarzeniu, o którym zawiadamiasz. A jeśli nawet to Cię nie przekonuje, to spróbuj wyobrazić sobie jakby wyglądał twój dzień, gdyby każdy dziennikarz musiał Ci indywidualnie wysłać mejla z pytaniem o wykorzystanie przesłanych przez Ciebie informacji.

 

Podstawowa zasada: ma być krótko!

Wszyscy o tym mówią i to w zasadzie oczywistość, ale wciąż spotykam się z elaboratami, więc chyba warto o tym napisać: informacja prasowa powinna być zwięzła! Większość wysyłanych przeze mnie informacji prasowych mieści się na jednej stronie a4, a często wystarczy nawet pół strony. Co prawda piszę 11-stką, ale wciąż to jest mniej więcej między 1600 a 3200 znaków ze spacjami.

Dziennikarze nie mają czasu! Dostają od różnych instytucji mnóstwo komunikatów i jeśli Twój nie zainteresuje dziennikarza po pierwszym akapicie, to na nic będą trzy kolejne strony.

 

Informacja prasowa – elementy

Mimo, że sposobów na pisanie informacji prasowej jest na tym łez padole co najmniej dwa razy tyle, co PR-owców, to jednak możemy wyróżnić parę powtarzalnych elementów, które powinny się w komunikacie prasowym znaleźć. Poniższa lista to moja propozycja i nieco różni się od list, które proponuje np. Wikipedia czy inni blogerzy. W zasadzie każdy PR-owiec, jestem o tym przekonany, zaproponuje nieco zmodyfikowaną strukturę tej listy:

 

  1. Tytuł
  2. Nazwa wydarzenia lub produktu
  3. Data i miejsce
  4. Lead
  5. Rozwinięcie
  6. Informacje dodatkowe
  7. Informacje o organizatorach, patronach i partnerach
  8. Dane kontaktowe dla mediów

 

Kiedy przyswoisz sobie podstawową strukturę jest już z górki. To tak jak z grą w szachy: gdy poznasz już podstawowe figury i otwarcia, dalej możesz odrobinę improwizować i szukać własnego stylu. Ponadto trzymanie się jednej struktury i ewentualne modyfikowanie jej w miarę potrzeb naprawdę pomaga, gdy informacje prasowe musisz pisać non stop. Powtarzalność wcale nie oznacza nudy. Wręcz przeciwnie: gdy już masz strukturę, skupiasz się tylko na treści wydarzenia. To więc dobry sposób na to, by nie zwariować.

Omówmy szybko każdy z elementów:

 

1.Tytuł

Powinien być krótki, konkretny i jednocześnie intrygujący, by ktoś, kto go będzie czytał, chciał więcej. Uważam, że tytuł notki niekoniecznie powinien być nazwą wydarzenia. Zamiast „Spotkanie autorskie z Mickiem Jaggerem” napisałbym raczej „Mick Jagger w Polsce! Legendarny rockman przyjeżdża na zaproszenie 14-letniego Damiana”.

 

2. Nazwa wydarzenia czy produktu

Napiszcie ją w osobnej linijce, pogrubcie czcionkę i ewentualnie zastosujcie wcięcie.

 

3. Data i miejsce

Jeśli macie trochę przestrzeni, to datę i miejsce napiszcie w dwóch osobnych linijkach. Lepiej się wtedy wodzi oczami po kartce. Możecie też na początku linijki wyraźnie napisać „Miejsce:” i ‚Termin:” lub „Początek wydarzenia:”. Nie pogrubiajcie samej daty i miejsca. Pogrubienia generalnie stosujcie oszczędnie!

 

4. Lead

Jest bardzo ważny, krytycznie ważny, kluczowy! Ten jeden, krótki akapit musi pokazać, co w waszym wydarzeniu jest wyjątkowego, wydobyć to, co jest w nim najlepsze. Ponadto warto wydarzenie umieścić w szerszym kontekście, ale i znaleźć w nim coś, z czym ludzie łatwo się utożsamią . Wyzwaniem w pisaniu leadu jest też to, że powinno się tu docenić zarówno organizatora jak i najważniejszych partnerów. Wróćmy do Jaggera:
„Wokalista Rolling-Stonesów przyjedzie do Polski, by spotkać się z fanami. Wszystko to dzięki stowarzyszeniu przyjaciół Miasta Iks, które we współpracy z Urzędem Miasta Iks postanowiło spełnić marzenie 14-letniego Damiana. To część akcji 500 marzeń na 500-lecie Iks.

 

5. Rozwinięcie

Nie rozwijajcie go ponad miarę. Tylko najważniejsze informacje: jakie były intencje organizatorów? Czemu wydarzenie odbywa się teraz? Jaki jest kontekst wydarzenia? Na co uczestnicy szczególnie powinni zwrócić uwagę? Czy coś zostanie po wydarzeniu? Jeśli np. promujecie książkę, to napiszcie czemu właśnie tę. Jeśli wydarzenie związane jest z historią miasta, to w tym miejscu, w dwóch zdaniach tę historię musicie zawrzeć. W rozwinięciu możecie umieścić dwa, góra trzy linki, które odniosą do szerszych informacji. To ułatwi pracę dziennikarzowi. Ja czasem dodaję do rozwinięcia wybrane cytaty z wypowiedzi organizatorów. Jeśli ktoś nie będzie miał czasu do mnie zadzwonić, będzie mógł skorzystać z takiego „gotowca”.

 

6. Informacje dodatkowe

To np. opis książki, bio zaproszonego gościa, jednozdaniowy opis cyklu wydarzeń czy projektu, w ramach którego wydarzenie powstało. Treściwie i z ewentualnymi linkami.

 

7. Informacje o organizatorach, patronach i partnerach

Ja staram się załatwiać to wszystko w jednej, dwóch linijkach i zazwyczaj stosuję wytłuszczenie. Ważne, by o nikim nie zapomnieć i upewnić się, że znamy właściwe, oficjalne nazwy naszych partnerskich instytucji. Banał, ale powtórzmy: PR-owiec jest od tego, by pilnować dobrych relacji z partnerami!

 

8. Dane kontaktowe dla mediów

Tu albo podajesz własne dane, albo dane własne i organizatora. Organizatora zostawiasz sobie samemu tylko wtedy, gdy naprawdę nie możesz obsłużyć wydarzenia (bo np. idziesz na urlop). Jeśli jesteś sumienny, to dziennikarz, który Cię zna, woli ustalić wywiad przez Ciebie, nawet jeśli to nie Ty będziesz mówić. Ciebie zna, może Cię podpytać, wie, że go nie olejesz. Organizator może niekoniecznie dobrze czuć potrzebę priorytetowego traktowania mediów.

Umieszczenie kontaktu wewnątrz informacji prasowej ma też jeszcze bardzo praktyczny wymiar: być może będzie tak, że dziennikarz informację prasową wydrukuje i przekaże innemu dziennikarzowi. Wtedy ten drugi ma już do Ciebie kontakt. Bingo. Do czegoś się Wam jeszcze przyznam: czasem nie podaję informacji kontaktowych i załatwiam to w stopce mejla.

 

Trzymając się takiej lub podobnej, założonej wcześniej struktury, nawet w dużym stresie powinieneś/powinnaś bez problemu napisać dobrą informację prasową.

 

O czym należy pamiętać, pisząc informację prasową?

Czyli recepta na to,  jak pisać, by nie zwariować od frustracji, lęków i niedoczasu, zawarta w kilku prostych punktach. Jak te punkty mają Ci pomóc? Każdy z nich pomoże Ci uniknąć kłopotów, a to już bardzo dużo.

 

1. Ustal i potwierdź u źródeł fakty

I zrób to solidnie. Nie wiesz? Nie tylko sprawdzaj w internecie, ale też dzwoń. Pytaj! Gdy trzeba, nawet trzy razy. Dociekaj! Czasem organizator nie chce Ci wcześniej napisać wszystkiego, ale ty MUSISZ wiedzieć. Być może wydarzenie zawiera informacje wrażliwe, być może coś nie jest do końca przygotowane. Nawet jeśli wszystko idzie dobrze, to twoją rolą jest przygotować się na najgorsze. Pamiętaj też, że Twoją rolą jest wychwycić nieścisłości, błędy i informacje, których organizator Ci nie podał, bo wydały mu się zbyt oczywiste.

 

2. Pisz jasno i zwięźle

Po pierwsze, dziennikarz nie ma czasu na elaborat, po drugie informacja prasowa to jedynie początek. Będziesz miał czas podać szczegóły później.

 

3. Nie stosuj żadnego formatowania tekstu poza pogrubieniem i kursywą

Jest całe mnóstwo edytorów tekstu. Każdy z nich interpretuje formatowanie nieco inaczej i jeśli przesadzisz z modyfikacjami, to Twój tekst zrobi się nieczytelny. Ponadto: być może dziennikarz będzie potrzebował wyciąć coś z tekstu. Usuwanie formatowania zabierze mu mnóstwo cennego czasu.

 

4. Nie nadużywaj ozdobników i unikaj „języka reklamy”.

Informacja prasowa pełna waty typu „wspaniały” i „niepowtarzalny”, w której dziennikarz nie znajdzie konkretnych informacji, nie odniesie sukcesu. Im bardziej konkretnie, tym lepiej. No chyba, że piszesz o Micku Jaggerze. Wtedy możesz przestać się kontrolować, bo słowo „legenda” to po prostu stwierdzenie stanu faktycznego.

 

5. Wysyłaj informację prasową w formacie *.doc lub *.rtf.

Nigdy pdf. Nigdy! Informacja prasowa, by była przydatna, musi dać się łatwo edytować, a nie pięknie wyglądać. Wszystko, czego potrzebuje dziennikarz, to dobry i konkretny tekst. Dlaczego rekomenduję *.doc? Bo otwarte oprogramowanie typu OpenOffice go otworzy. Natomiast *.odt nie otwiera się choćby w niektórych aplikacjach mobilnych.

 

6. Zdjęcia i grafiki załącz do mejla, nie wklejaj ich do pliku tekstowego

Mam nadzieję, że nikt już tego nie robi, ale jeśli wciąż jesteś przekonany, że „tak będzie ładniej” to po prostu przestań. Jest mnóstwo powodów, ale wystarczy, żebyś pamiętał, że ludzie drukują te informacje. I naprawdę szkoda tuszu na 5 kolejnych, nieczytelnych w druku zdjęć.

 

7. Pisz informację prasową przynajmniej dzień przed ustaloną wysyłką

Dlaczego? Bo w dniu wysyłki powinieneś mieć czas na ponowne przejrzenie komunikatu, zanim wypuścisz go do mediów. Co prawda z własnego doświadczenia wiem, że w większości przypadków trudno o taki komfort jak info przygotowane dzień wcześniej. Jak wiecie, jestem w nieustannym niedoczasie. Niemniej gdy tylko mogę, staram się przygotować na przyszłość, bo nigdy nie wiem, co będzie mnie czekało następnego dnia pracy.

Mam nadzieję, że zawarte tu rady będą dla Was przydatne. Na koniec ostatnia rada, jak nie zwariować: nie stresujcie się, że coś nie wyszło, albo że oddźwięk był za mały. Pisać dobre informacje prasowe uczy się człowiek najlepiej, pisząc informacje prasowe! To jest samonapędzający się mechanizm.

 

Słowo na zakończenie:

By nie wydłużać tego wpisu w nieskończoność o samym wysyłaniu informacji prasowej napiszę w osobnej notce. Dajcie też znać w komentarzach, czy chcielibyście, żebym przygotował Wam kilka przykładów informacji prasowych. Jeśli tak, to napiszcie na jaki temat. Jeśli jest coś, o czym powinienem tutaj napisać, a co pominąłem koniecznie napiszcie o tym w komentarzach!

Muszę się Wam też do czegoś przyznać: ten wpis jest nieco inny od poprzednich, bo w założeniu jest adresowany nie tylko do tych, którzy śledzą mojego bloga przez Facebooka, ale też do tych, którzy wejdą na tę notkę blogową przez Google. Jeśli to właśnie o Tobie teraz piszę: Witaj! Jeśli niniejszy blog Cię zaciekawił, to poświęć chwilę, by polajkować fanpage wniedoczasie.pl. Z góry dziękuję:

 

[Jak oceniasz ten wpis?]

[Głosów łącznie: 10; Średnia głosów: 4.5]


Comments

  1. pszren

    Kurczę, muszę się podszkolić.

    Albo na łatwiznę: w nawiązaniu do „Słowa na zakończenie”, jeśli jest szansa poprosić o przykład, to jak pisać coś takiego z okazji premiery/stworzenia czegoś (np. publikacja zbioru wierszy)?

    1. Post
      Author
      Grzegorz Jędrek

      Coś przygotuję. Akurat info z okazji premiery różnych książek piszę ostatnio regularnie A w tym szczególnym przypadku mogę „udzielić konsultacji” na Facebooku. Tylko napisz pierwszy pszren, ok?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *