Jeśli chodzi o to jak powinna wyglądać konferencja prasowa, to słyszałem różne cuda, widziałem różne cuda i o różnych cudach czytałem. Sam jednak w tej kwestii jestem minimalistą. Ten poradnik stworzyłem po to, by omówić podstawy organizacji konferencji prasowych i oddzielić rzeczy niezbędne od tych – według mnie – niekoniecznych.
Gdy robi się konferencję prasową po raz pierwszy lub w biegu łatwo skupić się na szczegółach, które ostatecznie dla sukcesu konferencji prasowej wcale nie są konieczne, a jednocześnie zapomnieć o tym, co najważniejsze. Przedstawiam tu pięć podstawowych etapów produkcji konferencji prasowej w myśl zasady, że aby nauczyć się wirtuozerii w tańcu, najpierw trzeba poznać podstawowe kroki. Oczywiście jest to konferencja prasowa w moim stylu (JędrekStyle). A ja nie uważam się za alfę i omegę w tej kwestii.
Jeszcze jedna ważna rzecz: piszę ten poradnik z perspektywy regionalnej, kulturalnej, lubelskiej, z nastawieniem na kontakt z dziennikarzami regionalnymi i pośredni kontakt z redakcjami ogólnopolskimi (głównie przez PAP i oddziały lokalne). Zdaję sobie sprawę, że sytuacja w Warszawie Gdańsku czy Poznaniu może być nieco inna. Jestem też ciekaw wszelkich komentarzy na temat tych różnic.
1. Kiedy organizować konferencję prasową?
Pierwsza i najważniejsza dla mnie rzecz: konferencja prasowa nie jest i nigdy nie powinna być nagłym zrywem, a zawsze elementem szerszego planu komunikacyjnego. Nim więc w ogóle zdecydujesz się na konferencję prasową odpowiedz sobie na kilka pytań:
1.1. Jak często organizujesz konferencje prasowe?
Jeśli nie jesteś eksponowanym politykiem prawdopodobnie nie potrzebujesz konferencji prasowych codziennie lub kilka razy w tygodniu. Konferencja prasowa gromadzi dziennikarzy i daje im równy dostęp do informacji, ale jej nadużywanie może prowadzić jedynie do pustych sal. Dziennikarze starają się równo rozdzielać swoją uwagę między organizacjami i jednocześnie wynajdywać najciekawsze tematy. To trudne. Nie utrudniaj pracy dziennikarzom, a na pewno to docenią!
1.2. Jak wyglądały twoje dotychczasowe kontakty z mediami?
Jeśli to dopiero początek Twojej pracy z mediami, to zastanów się czy czasem nie lepiej zacząć od kilku solidnych informacji prasowych, które wyślą sygnał, że jesteś poważnym partnerem/poważną partnerką do współpracy. Inaczej możesz mimo wysiłków spotkać się z pustkami na sali. I nie obraź się też, jeśli za pierwszym razem redakcje wyślą do Ciebie tylko stażystów. Oni pierwsi powiedzą redakcji ktoś zacz i czy można Ci ufać. Ostatnio doświadczona dziennikarka przyznała mi się, że dostaje około 100 informacji prasowych dziennie. Przebicie się w takim tłumie wcale nie jest łatwe.
Jeśli masz dobre lub wzorowe relacje z rozlicznymi mediami, to wybadaj teren z kilkorgiem dziennikarzy przed konferencją, a na pewno będzie Ci łatwiej zaplanować konferencję. I jak zawsze: nie bądź nachalny!
1.3. Jak konferencja wpisuje się w szerszy plan komunikacyjny?
Jeśli Twoim planem na promocję wydarzenia czy ogłoszenie ważnych informacji jest tylko konferencja prasowa to… może się nie udać. Promocja to żmudny proces, a nie nagły zryw. Weź kartkę, długopis i rozpisz choćby tylko cele komunikacji i harmonogram.
1.4. Czy dla osób niezaangażowanych w projekt informacje, które masz przekazać / wydarzenie o którym masz opowiedzieć, to naprawdę rewelacja?
Nawet jeśli Twoje szefostwo naciska na konferencję prasową, masz ją wpisaną do projektu i po prostu musisz ją zrobić, to zapytaj się najpierw: czy mam dostatecznie dużo ciekawych informacji, by dało się z tego zrobić zjadliwy materiał/artykuł? Jeśli czujesz, że nie masz dystansu, przetestuj informacje na kimś zaufanym z Twojego najbliższego otoczenia.
Nie ma nic gorszego niż zawiedzione oczekiwania. Przykład? Jestem pod wrażeniem tego jak branża gier komputerowych ogłasza wieści (zwane też newsami) o nadchodzących tytułach. Pięknie to wygląda i budzi respekt. Często jednak treść tych drogich wydarzeń nie jest żadną rewelacją i prowadzi tylko do frustracji fanów. Zawieść możesz nawet wtedy, gdy do tej pory wszyscy Cię kochali. Tak się stało gdy Blizzard ogłosił, że kolejna część ich gry nie będzie pełnoprawnym tytułem, a grą na komórki. Obejrzyj sobie tę spektakularną porażkę i jeśli wciąż masz naciski, to staraj się raczej przekazać naciskającym, że gorszym upokorzeniem będzie pusta sala na konferencji, ciche pomruki zawodu lub znudzeni dziennikarze niż rezygnacja z konferencji, gdy jeszcze nikt o niej nie wie.
2. Jak przygotować się do konferencji prasowej?
Gdy już zdecydujesz, że bez konferencji się nie obędzie, masz na tym etapie do przemyślenia cztery podstawowe kwestie: termin, miejsce, temat i gości.
2.1. Termin konferencji prasowej
Najpierw wczuj się w dziennikarza: radiowcy zaczynają pracę różnie, w zależności od dyżuru. Informacje przekazują na bieżąco, muszą mieć czas na montaż. Telewizyjne redakcje informacyjne zaczynają bardzo wcześnie, ale swoje najważniejsze programy informacyjne mają wieczorem i muszą mieć czas na montaże. Dziennikarze gazet codziennych zaczynają zwykle później, ale spotykają się z ludźmi raczej wczesnym popołudniem, by mieć popołudnia na pisanie i poprawianie tekstów przed deadlinem spowodowanym drukiem. Portale potrzebują informacji ASAP, bo wiele w ich pracy zależy od szybkości publikacji newsa online. Wszyscy oni mają spotkania redakcyjne – zwykle w godzinach porannych.
W związku z tym najlepszy, według mnie, czas na organizację konferencji jest pomiędzy 11:00 a 14:00. O tej porze dziennikarze ruszą już najprawdopodobniej w miasto po odprawach, a jeszcze nie będą myśleć o dedlajnach. Jeśli chodzi o dzień tygodnia, to pamiętaj, że musisz mieć czas na powiadomienie dziennikarzy. Jak napiszesz do nich w piątek, to po weekendzie mogą już nie pamiętać. I nie organizowałbym też konferencji w piątek: większość redakcji ma już wtedy gotowe wydania weekendowe. Według mnie najlepsze na konferencje są w związku z tym wtorki, środy, i ewentualnie czwartki.
Organizując konferencję pamiętaj też, by sprawdzić czy jakiś VIP lub instytucja nie robi konferencji w tym samym czasie (redakcje regionalne nie mają wystarczającej ilości reporterów, by trafić do wszystkich).
Bardzo ważne jest, by zaplanować także kiedy mniej więcej jest szansa na ukazanie się materiałów w mediach. Warto zaplanować czas na przetworzenie informacji przez media (zwykle do jednego dnia news i do najbliższego weekendu dłuższy materiał). I warto też dać czas na przetworzenie informacji odbiorcom naszej komunikacji. Czy konferencja tuż przed festiwalem na pewno pozwoli naszym odbiorcom zdecydować, czy chcą w nim wziąć udział? No chyba, że zależy nam tylko na podniesieniu wskaźnika cytowań?
2.2. Miejsce konferencji prasowej
Jeśli chodzi o miejsce organizacji konferencji prasowej to najwygodniejsza i najbezpieczniejsza jest organizacja konferencji w instytucji czy siedzibie organizacji/firmy. Możesz też wynająć salę konferencyjną lub zorganizować konferencję w jakimś szczególnym, powiązanym z tematem wydarzenia, miejscem. Wielu chwali się przełamywaniem schematów, elementem zaskoczenia, które mają ponoć pomóc wieściom. Ja zwykle stawiam na wygodę. Pierwsze i najważniejsze: miejsce musi być takie, żeby dziennikarze z redakcji mogli dojechać szybko, łatwo i bez problemów. Musi też to być miejsce ciche, z możliwością użycia projektora, z krzesłami dla dziennikarzy. Mam to szczęście, że pracuję w centrum Lublina. Skupiam się więc po prostu obsesyjnie na optymalnym i perfekcyjnym ułożeniu sali. Gdybym musiał zorganizować konferencję poza centrum, to najpewniej zdecydowałbym się na zapewnienie dowozu dla dziennikarzy. A już koniecznie wysłałbym im wskazówki dojazdu.
2.3. Temat konferencji prasowej
To niby rzecz banalna, ale jeśli chcesz, by komunikacja się udała, to musisz potrafić w jednym zdaniu powiedzieć, o czym będziecie mówić na konferencji prasowej. Od tego zależeć będzie też dobór gości i przygotowane materiały.
2.4. Wybór gości
Nie czekaj z wyborem gości do ostatniej chwili. Warto wiedzieć wcześniej czy na konferencji będzie dyrektor/ka, CEO czy jakikolwiek inny przedstawiciel władz. Oczywiście dobrym sposobem na podniesienie statusu konferencji jest zaproszenie kogoś, kto ma „dobrą prasę” lub „jest medialny”. To niekoniecznie musi być celebryta czy VIP. Ważne, by taka osoba była dobrze wpasowana w tematykę konferencji, by cieszyła się uznaniem i by potrafiła zabłysnąć błyskotliwą frazą.
Warto też wcześniej wszystkich gości przygotować na to, co może się na konferencji wydarzyć. Jeśli macie do czynienia z ludźmi, którzy mają wyższy od Was status lub doświadczenie, warto podczas tych pseudo-odpraw konstruować zdania tak: „Myślę, że dziennikarze mogą zapytać o… Prawda?”. Dobre jest też „A czy wspomnimy też o…” i „Ale robimy to wszystko zwięźle, tak w pół godziny, prawda?”. Ja nie brifuję tylko przedstawicieli władz spoza instytucji.
2.5. Przed dniem konferencji prasowej przygotuj:
- materiały prasowe
- ewentualną prezentację
- materiały graficzne i zdjęcia
Zrób to przynajmniej dwa-trzy dni przed konferencją. W dzień konferencji nie będzie na to czasu. Wierz mi.
2.6. Co jeszcze?
I teraz dopiero dodatki: możesz zaprosić żonglerów, statystów, catering, przygotować wielkie plansze i ścianki, możesz wynająć komika, magika, zrobić konferencję na dworcu czy w lunaparku, z degustacją win lub ze skokiem bungee. Pamiętaj jednak:
Głównym celem konferencji prasowej jest szybkie i efektywne przekazanie informacji dziennikarzom z naciskiem na równe potraktowanie wszystkich zaproszonych redakcji.
W tym celu wszystkie chwyty dozwolone, ale też wszystko co jest jakimś dodatkiem nie powinno przysłaniać tego celu. Cóż z tego, że dziennikarze pochwalą catering czy spróbują jak to jest jeździć na jednokołowym rowerze, jeśli to nie przyczyni się do napisania lepszego artykułu?
3. Jak i kiedy powiadomić dziennikarzy o konferencji prasowej?
3.1. Jak powiadamiać dziennikarzy o konferencji prasowej?
W zależności od statusu, jaki chcesz nadać konferencji, i wagi treści, jakie masz do przekazania, sugeruję jeden lub dwa mejle o konferencji. Jeśli wysyłasz dwa mejle, to pierwszy powinieneś/powinnaś wypuścić na tydzień przed konferencją. Najlepiej z prośbą o rezerwację terminu.
Jeśli wysyłasz tylko jeden e-mail lub ponawiasz informację o konferencji, to zrób to wcześnie rano na dzień przed konferencją. Dlaczego wcześnie rano? Żeby dziennikarz miał czas zdobyć u siebie w redakcji zgodę na zajęcie się tematem.
E-mail wysyłam na adresy redakcyjne i do tych dziennikarzy, którzy zadeklarowali, że chcą ode mnie otrzymywać informacje.
Jeśli chodzi o telefony, to na dzień przed konferencją, po wysłaniu e-maila, dzwonię tylko do tych zaprzyjaźnionych dziennikarzy, którzy szczególnie mogą być zainteresowani tematem. Chcę się upewnić, że nie minie ich temat, który mógłby być dla nich ważny. Od tego jestem.
Jeśli temat konferencji jest szczególnie ważny (każdy jest ważny, nie każdy jest szczególnie ważny!), to w dzień konferencji dzwonię do redakcji regionalnych (zdarzało mi się też prosić stażystów, by robili to w moim imieniu). Pytam wtedy dziennikarzy dyżurnych, czy mejl o konferencji dotarł, a redakcja podjęła już decyzję w sprawie konferencji. Takie telefony robi się najlepiej między 9:00 a 10:30. Najpierw telewizje, później radia i gazety. Dzienniki najpóźniej mają spotkania redakcyjne, a telewizje zwykle podejmują decyzję dopiero w dniu konferencji.
3.2. Treść wiadomości e-mail zapraszającej na konferencję
Ja w mejlach przekazuję tylko podstawowe informacje. Wiem, że są różne szkoły, ale wychodzę z założenia, że konferencja jest specjalną okazją. Jeśli wystarczyłoby wysłanie informacji mejlem, to wysłałbym informację prasową. Jeśli już mam powód do zwołania konferencji, to wcześniej nie zdradzam jej treści, a jedynie temat, o którym będziemy mówić.
Co powinno być w mejlu zapraszającym na konferencję? Tytuł konstruuję tak: „Konferencja prasowa (data): temat konferencji”. Dziennikarz widzi najczęściej pierwsze 60 znaków tytułu, więc podstawowe informacje idą na początek. Reszta ma jak najlepiej zaprezentować temat konferencji. W treści mejla tuż po zwrotach grzecznościowych najważniejsze są informacje organizacyjne konferencji: kiedy, o której godzinie, pod jakim adresem i w której sali. Tę linię mejla piszę czcionką pogrubioną. W razie potrzeby dodaję informacje o tym, jak na miejsce konferencji najłatwiej dotrzeć z centrum miasta.
W mejlu, poza krótkim zarysowaniem tematu (a czasem i bez tego się obywam), nie przekazuję nic z informacji omawianych na konferencji. Informację prasową wysyła się według mnie dopiero po konferencji. Dziennikarz musi świadomie podjąć decyzję czy chce mieć informację z pierwszej ręki i okazję do dopytania czy wystarczy mu informacja przesłana. Niemniej niedobrze byłoby, gdyby pierwsze newsy pojawiły się jeszcze przed konferencją.
4. Jak przeprowadzić konferencję prasową?
Nadszedł dzień konferencji prasowej. To całkiem naturalne, że się denerwujesz. Kiedyś rozmawiałem z pewnym aktorem, który powiedział mi, że denerwuje się przed każdym występem. Uważał nawet, że to integralna część sztuki, bez której aktor traci czujność. Trema, jeśli nas nie sparaliżuje, działa mobilizująco.
Na tym etapie chciałbym omówić przygotowanie sali, odprawę, rolę prowadzącego, scenariusz i czas trwania konferencji, wywiady.
4.1. Przygotowanie sali na konferencję
Od mojej koleżanki, która w kontaktach z mediami ma duże doświadczenie (nie wiem czy chciałaby, bym ją tu z imienia i nazwiska wymieniał, więc tego nie zrobię), nauczyłem się dbałości o detale. Prawie zawsze, gdy robiliśmy konferencję razem, wspólnie też przygotowywaliśmy salę. Krzeseł nieco tylko więcej niż dziennikarzy, których się spodziewamy. Ułożone w możliwie szerokie rzędy, by każdy miał dobry ogląd pola. Ponadto miejsca z tyłu dla ewentualnej widowni. Warto też pomyśleć o miejscu dla kamer (stąd lepsze są sale, gdzie krzesła nie są przymocowane na stałe).
Organizowałem zarówno konferencje „chodzone” jak i „stolikowe”. Najwygodniejsza, choć mniej atrakcyjna wizualnie, wydaje mi się wersja hybrydyczna: prowadzący konferencję stoi/chodzi, a uczestnicy konferencji siedzą za stołem lub podchodzą do stoiska za stołem. Dlaczego to ważne? Dziennikarze radiowi potrzebują stołu, by położyć przed mówcą mikrofon. Inaczej będą go otaczać (osaczać) szukając dobrego dźwięku. Nie każdy czuje się z tym dobrze. A i też nie każdy lubi przez pół godziny stać z wyciągniętą przed siebie ręką, w której trzyma mikrofon. Często również dziennikarze prasowi kładą na stole dyktafon czy nagrywający dźwięk telefon. Z drugiej strony obecnie nawet radia prowadzą często transmisje live w mediach społecznościowych lub kręcą video – wszystko powinno więc wyglądać ładnie.
Nie jestem też fanem ścianek czy roll-upów. Lepsza ładna sala niż najładniejsza ścianka. A czasem ekran z dobrym zdjęciem zagra nam lepiej niż jakikolwiek tradycyjny branding. Na 15 minut przed konferencją lubię mieć, jeśli mam na to czas, przygotowany pokaz slajdów: ładne fotografie i loga, które zrobią pozytywne pierwsze wrażenie, lub wyciszony i zapętlony film. Nic jednak przesadnie agresywnego: gdy dziennikarze się schodzą rozmawiają między sobą lub z nami. Warto wtedy dać im chwilę wytchnienia.
Bardzo ważne jest, według mnie, przygotowanie osobnego pomieszczenia na wywiady.
To dotyczy szczególnie telewizji: dostaniemy czasem prośbę o nagranie setki jeszcze przed konferencją. Jeśli zaczniemy udzielać wywiadu na sali, gdzie zbierają się dziennikarze, może skończyć się to tak, że wszyscy ruszą na nas z mikrofonami i konferencja zacznie się jeszcze przed oficjalnym otwarciem. Warto więc wtedy, zgadzając się na wywiad, poprosić o przejście do sali obok czy na korytarz. To samo w przypadku wywiadów dla radia.
I jeszcze: poza przestrzeniami do siedzenia i prezentacji pomyślcie też o dobrym zaprojektowaniu przejść: nie chcecie, by goście czy dziennikarze musieli się przeciskać między grupkami stojących ludzi.
Jeśli stworzyliście listę z zapisami, ewentualne materiały drukowane połóżcie obok niej. Zadbajcie też o to, by był ktoś, kto w tym miejscu będzie Was wspierał. Sam nie szykuję zwykle nic na kartkach, bo dziennikarze info prasowe wolą dostać na mejla. Jeśli już, to ewentualne darmowe egzemplarze książek czy inne tego typu gadżety rozstawiam na krzesłach. Nie prowadzę też zapisów, bo gdy widzę nowego dziennikarza na sali po prostu podchodzę by się przywitać i z nim poznać. Pytam też wtedy, czy chce zostawić swojego mejla.
Rozpisałem się, ale przygotowanie sali to ucieleśniona filozofia piaru – dbałość, drobiazgowość i myślenie z wyprzedzeniem o innych ludziach.
4.2. Odprawa
W dzień konferencji, przynajmniej na półtorej godziny przed konferencją, proszę o przybycie wszystkich mówców, na których mam wpływ. Nie dotyczy to tylko VIP-ów spoza instytucji. Dzięki temu możemy chwilę porozmawiać, sprawdzić kto się denerwuje i czym najbardziej, omówić króciutko zaproponowany przeze mnie scenariusz. Proszę też wtedy, by wszyscy byli dostępni dla dziennikarzy przynajmniej 20 minut przed konferencją. To też rodzaj zabezpieczenia przed ewentualnymi spóźnieniami 😉
Warto na takiej odprawie ustalić, że na całą konferencję, razem z pytaniami dziennikarzy, przeznaczamy nie więcej niż 35 minut. Wystąpienia dłuższe niż 5 minut są w dzisiejszych czasach trudne do wykorzystania w artykułach, a co dopiero w materiałach radiowych i wideo.
4.3. Rola prowadzącego konferencję prasową
Najczęściej sam prowadzę konferencję. Na wstępie witam gości według ustalonego klucza, później udzielam głosu. Prowadzący może być też tym, który referuje najnudniejsze elementy treści, które mogą być denerwującymi szczegółami dla dyrekcji czy artystów, a mogą pomóc w napisaniu solidnego materiału. Prowadzący powinien też delikatnie i z wyczuciem dawać znać o czasie wypowiedzi i udzielać głosu dziennikarzom. Na koniec warto powiedzieć, jakie materiały pójdą do dziennikarzy na mejla, zaprosić do wywiadów indywidualnych i podziękować za uwagę. Jeśli konferencję prowadzi ktoś przez Was wynajęty, to warto takie informacje dla niej/dla niego zamieścić w briefie.
Jest jeszcze jedna bardzo ważna rola prowadzącego: zapewnia komfort i bezpieczeństwo wszystkim innym mówcom oraz dziennikarzom. Uśmiecha się, dale poczucie kontroli i panowania nad sytuacją. Nawet jeśli wewnątrz czuje pożar 🙂
4.4. Scenariusz konferencji prasowej
Nie znam zagadnienia, którego nie da się omówić wyczerpująco w czasie 30-40 minut. No chyba, że jest to exposé. Ale wtedy zorganizujmy exposé, a nie konferencję prasową. Szanujmy czas, bo życie nie jest po to, by spędzić je na sali z projektorem. Wszystkie szczegóły można zamieścić w dobrze przygotowanych materiałach. Jeśli ktoś z mówców zacznie przesadnie przedłużać swoją wypowiedź, dziennikarze zaczną wychodzić. I nie wińcie ich za to.
Ja scenariusz układam mniej więcej w ten sposób:
- Szybkie przywitanie – prowadzący;
- Idea – przedstawiona przez dyrekcję lub koordynatora. To najczęściej ludzie, którzy potrafią zarażać swoimi pomysłami, bo inaczej nie byliby dyrektorkami i dyrektorami;
- Szczegóły – osoba, która organizacyjnie siedzi w temacie. Nie musi to być ktoś z pierwszego szeregu, możecie to być Wy. Chodzi o rzetelne i żmudne zreferowanie tematu w kilku zwięzłych, żołnierskich słowach. To też miejsce na prezentację wyświetlaną za plecami;
- Wypowiedzi VIP-ów, przedstawicieli władz i gości z zewnątrz: nie muszą oni być zaznajomieni ze wszystkimi szczegółami. To raczej osoby, które Waszym działaniom udzielają „błogosławieństwa”, którzy wspierają Was swoim wizerunkiem. Oni nie muszą znać całego terminarza projektu czy planu działań. Jeśli będą mówić na końcu, mają czas, by „otrzaskać się” z tym szczegółowym tematem, o którym opowiadacie;
- Miejsce na pytania dziennikarzy. Najlepiej po wszystkich wypowiedziach, by nikomu nie przerywać zbyt wcześnie i przekazać wszystko, co chcecie powiedzieć. Moderator musi pilnować tej części i warto by miał wyczucie. Czasem może też mieć własne zdanie, ale warto by zdanie to było w 100% spójne z głosem instytucji;
- Podziękowanie, zakończenie i miejsce na indywidualne wywiady: warto wtedy pilnować, by każdy miał odpowiednie i dogodne miejsce na wywiad;
4.5. Wywiady
Na wywiady i rozmowy z dziennikarzami warto mieć czas na 30 minut przed konferencją i po konferencji. A to oznacza, że w tym czasie jesteście w stu procentach dostępni dla dziennikarzy. Nie powinniście gorączkowo poprawiać prezentacji czy układać krzeseł. Wiem, że czasem wszystko jest w niedoczasie, ale walczcie o to, by jednak ten czas wygospodarować.
Raz jeszcze uczulam: nie udzielajcie wywiadów przed konferencją na tej samej sali, na której będzie konferencja. I poproście też o to innych mówców, bo to prosty sposób na zepsucie całego scenariusza.
5. Co zostało do zrobienia po konferencji prasowej?
Wydawałoby się, że konferencja prasowa kończy się wraz z ostatnim pytaniem ostatniego wywiadu. Cóż, jeśli chodzi o konferencje, które ja przygotowuję, to w żadnym razie tak nie jest. Nim przejdziemy do składania krzeseł i sprzątania sali musimy zrobić jedną, ważną rzecz: przygotować materiały pokonferencyjne.
Idealny zestaw to według mnie:
- treściwa informacja prasowa w formacie *.doc (w linku trochę o tym jak taką informację, według mnie, napisać);
- materiały graficzne (w tym loga, wykresy, infografiki i inne pliki w formacie *.jpg lub *png);
- zdjęcia ilustracjne, które pomogą zobrazować temat. Pamiętajcie o opisaniu autorów w nazwach plików. I lepiej, by to nie były zdjęcia stockowe. Dobre zdjęcia zdecydowanie podniosą szansę na publikację;
- materiały uzupełniające – można je zmieścić w jednym pliku z informacją prasową, choć powinny być one od niej oddzielone. To mogą być np. notki biograficzne o osobach biorących udział w konferencji, wszelkie dodatkowe dane i opracowania. Im łatwiej będzie z takiego pliku zrobić kopiuj-wklej, tym więcej czasu będzie miał dziennikarz na pisanie artykułu;
Pamiętajcie przy tym, by nie zapchać skrzynek dziennikarzom. Materiały możecie wysłać np. załączając do mejla link do WeTransfera. Pamiętajcie tylko, by tak czy inaczej informację prasową wysłać w formie załącznika. Mi najlepiej sprawdza się kombinacja Dysk Google + Bitly. Dzięki temu cały czas mam kontrolę nad przesłanymi plikami, a jednocześnie, przez skrócenie linku do Dysku w Bitly wiem, mniej więcej, ile osób kliknęło w link. Więcej o wykorzystywanych przeze mnie narzędziach PR tutaj.
Materiały pokonferencyjne powinny trafić na skrzynki uczestników nie później, niż godzinę po konferencji, więc jak tylko skończycie ostatni wywiad, zaczynacie wyścig z czasem. Inaczej zaczną powstawać materiały w mediach, które będą mniej szczegółowe i pozbawione przesłanych przez Was dodatków. I to kolejny przykład na to, że do konferencji trzeba być przygotowanym ze sporym wyprzedzeniem.
Kilka słów na koniec
Organizując konferencję często skupiamy się na tym, by była efektowna. Mówią ludzie: chodzi o to, by została w pamięci i pozwoliła się wczuć w przekazywane informacje. Jasne, wszystko można. I jeśli tylko macie odpowiedni budżet, to będę ostatnią osobą, która by Wam powiedziała: katering jest bez sensu, a sala kinowa jest za duża i może nie każdy z dziennikarzy w ramach upominków musi dostać po długopisie i dronie (wiem, wiem, wyobraźnia mnie ponosi). Wszystkie te wysokobudżetowe dodatki mogą wzmocnić przekaz.
Najpierw jednak warto zatroszczyć się o jasność i zwięzłość przekazu i – przede wszystkim – wygodę dziennikarzy. Dziennikarze naprawdę potrafią docenić szacunek dla ich pracy i czasu, którym w tej pracy dysponują.
Wow! Naprawdę dotarłeś/dotarłaś aż tutaj? Ten artykuł jest ogromny. Najdłuższy, jaki tu dotychczas napisałem. Ma prawie 3500 słów. Jeśli w jakikolwiek sposób Ci pomógł, to udostępnij go, prześlij znajomym lub powiedz o nim komuś. W ten sposób upewniasz się, że znajdziesz więcej takich artykułów na tym blogu i dajesz mi motywację do dalszej pracy. Z góry dzięki.
A jeśli o czymś zapomniałem lub jeśli uważasz, że w czymś nie mam racji, to daj mi znać w komentarzu tu lub na Facebooku.
