Trello – aplikacja do zarządzania zadaniami, projektami i… wszystkim?

O Trello dobrą opinię ma wielu marketingowców i ludzi od promocji. I nic dziwnego! Ten darmowy (w podstawowej wersji) program czasem ułatwia zarządzanie zadaniami i projektami tak bardzo, że chciałoby się uścisnąć jego twórców. Ja używam go w pracy, na blogu i wierzcie lub nie, ale napisałem z nim doktorat.

Trello – co to jest?

Trello to aplikacja do zarządzania zadaniami i współdziałania. To rodzaj wirtualnej tablicy czy zbioru list To Do (“do zrobienia”). Dzięki niej łatwiej unaocznić sobie i innym co jeszcze musimy wykonać i jaki jest aktualny stan projektu czy zadania. Sposób działania Trello jest bardzo prosty: tworzymy zespoły (jeśli chcemy, zespół może być też jednoosobowy) i przypisujemy im tablice (tablice są najważniejsze!). Na każdej tablicy tworzymy listy, a na listach karty.

Karty możemy zapisywać, modyfikować, przesuwać pomiędzy listami. Możemy też nadawać kartom terminy wykonania i przypisywać naniesione na nie zadania członkom zespołu. Do kart możemy też dodawać pliki i listy zadań. 

Jedną z największych zalet Trello jest elastyczność tego programu. Dostosowuje się do naszych potrzeb i nie próbuje – jak inne, które miałem okazję testować „inteligentnie” nam podpowiadać. Zamiast tego bazuje na naszej inteligencji. Można dowolnie przenosić karty pomiędzy listami i układać listy jak się chce. Jeśli chcemy, do porządkowania możemy wykorzystać tagi. Wyszukiwarka dobrze sobie radzi. Nadmiar kart i list możemy zarchiwizować, by nie przeszkadzały, ale też później łatwo je przywrócić, gdy tego potrzebujemy lub usunąć na trwałe.

Trello oferuje też wiele dodatków i integracji: kalendarz, deadlines, systemy głosowania czy integrację ze Slackiem, Dyskiem Google, Dropboxem. Trello ma swoją wersję online, mobilną (na telefony z Androidem i iPhony), a także desktopową (na komputery Mac i te z Windowsem), która na dobre zadomowiła się na moim komputerze osobistym.

Zarządzanie zadaniami w życiu prywatnym i w pracy

Większość zadań, które mamy do wykonania codziennie, to procesy proste i powtarzalne. By sprawnie je zrealizować wystarczy rozpisać je na listy rzeczy do zrobienia. Gdy jednak zadań jest za dużo zaczynamy się gubić. Najgorsza pułapka to wiara, że wszystko zapamiętamy i zewnętrzne narzędzie nas tylko spowolni. Planowanie wykonania zadań i przypominanie sobie, co teraz mamy zrobić, zabiera więcej czasu niż sama praca. Zamiast skupić się na zadaniu musimy skupiać się, by o niczym nie zapomnieć. Zaczynamy pięć rzeczy na raz i żadnej z nich nie kończymy. I właśnie dlatego zadaniami trzeba zarządzać – zapisywać je, wizualizować, czyścić z nich głowę. Planowanie powinno zajmować nam kilkanaście minut, a pamiętać powinien za nas program.

Pierwszą wersję tego artykułu pisałem w roku 2017. Od tego czasu zmieniłem pracę, rozwinąłem bloga i skończyłem pisać doktorat. W międzyczasie prowadziłem warsztaty, zajęcia, szkolenia, konsultowałem działania marketingowe i PR dla różnych firm. I Trello w tym wszystkim mi towarzyszyło. Chciałem pamiętać o terminie złożenia pracy do dziekanatu i wymaganych dokumentach? Korzystałem z Trello. Musiałem rozpisać sobie analizę kanałów komunikacyjnych? Też korzystałem z Trello. Jedyne, co się zmieniło, to sposób w jaki użytkuję tę aplikację – coraz bardziej dopasowuję ją do siebie.

Dlaczego warto mieć aplikację do zarządzania zadaniami i projektami w firmie lub instytucji?

Takie aplikacje są bardzo popularne wśród programistów, ale szybko trafiły też do świata marketingu i biznesu w ogóle. Gdy mamy do czynienia ze złożonym projektem, w który jest zaangażowanych wiele osób, wymiana mejli i wspólny kalendarz przestają wystarczać. Gdy rośnie ilość i złożoność interakcji w pewnej chwili łatwo pogubić się w swoich obowiązkach, a cały proces staje się niejasny. Warto wtedy mieć “miejsce wspólne”, przestrzeń gdzie cały projekt jest rozpisany na zadania i zwizualizowany. Zarządzanie procesami staje się wtedy dużo łatwiejsze.

Wizualizacja procesu (hmm, czy “unaocznić” to to samo, co zwizualizować?) to podstawa metody kanban opracowanej w Japonii w latach pięćdziesiątych. Zainteresowanych odsyłam do hasła o kanban w Wikipedii (linkuję do polskiej, ale w angielskiej metodę tę wyjaśniono nieco lepiej i bardziej szczegółowo). Dla pracowników i uczestników projektu Trello jest sposobem na przypomnienie i raportowanie. Dla menedżera czy team leadera to sposób na zwinne ogarnięcie całej drużyny.

Dlaczego używam Trello?

PR-owiec czy marketingowiec w kulturze pracuje z wszystkimi działami instytucji. Zwykle jest zapraszany do współpracy na początku projektu (gdy trzeba zaplanować strategię promocji) oraz pod koniec, gdy trzeba pokazać projekt szerszej publiczności i wypromować jego efekty. Rzadko kiedy sam jest koordynatorem projektu.

Pracując z tak wieloma zespołami (często równolegle) musiałem dbać o dobrą komunikację. Musiałem być pewny, że zarówno ja, jak i inni zainteresowani mają świadomość tego, co jeszcze trzeba zrobić i co do kogo należy. Rozpisując wszystkie zadania i układając je w listy mogę spokojnie zapanować nad pracą, dotrzymać terminów i egzekwować dotrzymanie terminów od współpracowników czy zleceniodawców. Nie będąc koordynatorem nie mogę nikomu nic kazać, ale mogę powiedzieć: “umawialiśmy się na ten a ten termin”.

Przede wszystkim jednak korzystam z Trello do zarządzania własnymi zadaniami, także w życiu prywatnym. Pozwala mi to znaleźć równowagę i kontrolować postęp w kilku istotnych sferach. Wiecie, to cudowne uczucie: “nie musieć pamiętać”. Zamiast zajmować się wszystkim na raz (a w konsekwencji niczym konkretnym) skupiam się tylko na zadaniach, które mam do wykonania priorytetowo. Wszystkie inne czekają sobie na listach “Do zrobienia” lub “Pomysły”.

Moja opinia: dlaczego Trello, a nie inna aplikacja czy narzędzie?

Już wcześniej korzystałem z programów do zarządzania projektami, mam też Kalendarz Google i Kalendarz od Apple i korzystałem długo z papierowej, tygodniowej rozpiski zadań. Ale to Trello wciąż jest moim narzędziem strategicznym.

Trello inne programy pobiło prostotą, która idzie przy tym w parze z dużą możliwością modyfikacji.

Inne darmowe programy są znacznie mniej intuicyjne. Na przykład rozbijają poszczególne funkcjonalności na wiele ekranów. Moi współpracownicy skarżyli mi się (a ja w duchu przyznawałem im rację), że całość jest zbyt skomplikowana. Gdy tu są komentarze, gdzieś indziej kalendarz, a karty są małe i niewyraźne, to ułatwienie przestaje być łatwe.

Interfejs Trello skupia się na przejrzystej tablicy, a wszystkie dodatki do niej są po prostu dodatkami. Karty dopiero po rozwinięciu pokazują swoją treść i skomplikowanie, menu można łatwo schować, a pluginy uruchamia się jednym kliknięciem. Trello w podstawowej wersji jest darmowe i pozwala na tworzenie dowolnej ilości zespołów i tablic.

Kartkę papieru Trello bije na głowę tym, że mam do niego dostęp z każdego urządzenia. Odpada potrzeba noszenia ze sobą dodatkowej makulatury. W dodatku wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym widzą też moi współpracownicy. No i zniknął problem skreśleń i zmian w kolejce zadań. Jeśli zaś chodzi o Kalendarz Google czy inny, to ma on ten minus, że pokazuje jedynie kiedy ma się coś wydarzyć, nie mówiąc nic o “zawartości” wydarzenia – poszczególnych zadaniach do wykonania i warunkach niezbędnych do odniesienia sukcesu.

Jak korzystać z Trello? Kanban kreatywny i inne sposoby na organizację tablic

Kanban kreatywny

Większość moich tablic ma 4 podstawowe listy. Ten czwórkowy system nazwałem „Kanban kreatywny”:

• Pomysły – tu spisujesz wszystkie pomysły, które według Ciebie warte są realizacji w przyszłości. Możesz zrobić karty z listami takich pomysłów z różnych kategorii (np. pomysły do pracy, rozwój, nauka, zlecenia). Pozycję z listy znajdującej się na karcie można łatwo zamienić na kartę w przyszłości;
• Do zrobienia – tu nadajesz pomysłom status zadania. Przypisujesz im termin wykonania i rozpisujesz na karcie listę mniejszych zadań do wykonania, by całe zadanie się udało;
• W trakcie – tu umieszczasz jedną, dwie rzeczy nad którymi aktualnie pracujesz. Jeśli nie skończyłeś, cofasz kartę do listy „w trakcie”.
• Zrobione – tu trafiają rzeczy już wykonane i odznaczone jako zakończone. Podniosą twoje morale, gdy spadnie motywacja; 

To typowy, prosty kanban. Z tym, że Karty wędrują pomiędzy tymi listami od niesprecyzowanego pomysłu rzuconego na burzy mózgów czy wymyślonego w drodze do pracy, przez rozpisane szczegółowo i przydzielone osobom odpowiedzialnym zadanie i komentowaną aktywność, aż do zarchiwizowania po  szczęśliwym zakończeniu zadania.

Etykietowanie

Na początku zupełnie inaczej zorganizowałem swoją prywatną tablicę. Listy wyglądały mniej więcej tak: W trakcie, Praca etatowa, Blog, Doktorat, Kursy, Inne aktywności, Zrobione. Tak jak wcześniej pisałem, staram się, by nie mieć wielu rzeczy do zrobienia na raz. Wszystko, co nie jest priorytetem lub jest aktywnością zawieszoną (bo np. czekam na czyjąś odpowiedź) lądowało w swojej kategorii. Na liście “W trakcie” były tylko te rzeczy, nad którymi rzeczywiście pracowałem. 

Teraz znacznie uprościłem schemat list, wróciłem do kanbanu kreatywnego a rozbudowałem rolę kart. Ponadto wprowadziłem etykiety: wniedoczasie.pl, zlecenia, praca etatowa, zajęcia ze studentami i doktorat. W ten sposób łatwiej mi prześledzić liczbę kart z danej kategorii.

Wyznaczanie celów i reorganizacja zadań

W jednym z projektów przed listą “Pomysłów” dodałem też kartę “Cele”. Celom przypisałem kolorowe etykiety. W ten sposób w projekcie staraliśmy się robić tylko te rzeczy, które prowadzą do realizacji jednego z celów. To zdecydowanie ułatwia decyzję “czym zająć się najpierw” 😉Bardzo polecam wszystkim dodatek “Deadlines by Ellegant”. Pozwala wyświetlić wykres, na którym widać ile czasu zostało do wykonania poszczególnych zadań (ewentualnie jak duże mamy już opóźnienie). Polecam też raz na tydzień oczyścić listę i przesunąć terminy – zawsze coś się opóźni, a w zarządzaniu zadaniami nie chodzi o poczucie winy, a o najefektywniejsze ułożenie zadań, które pozwala zrealizować jak najwięcej przy jak najmniejszym wysiłku. Nadwyżkę czasu warto poświęcić na work-life balance.

Trello świetnie nadaje się do planowania rzeczy, których wykonanie ma podobny schemat. Karty, listy rzeczy do zrobienia na kartach i tablice możemy łatwo kopiować, więc w każdej chwili możemy zacząć coś nowego, korzystając z know-how, które już mamy. Przykład? Zestaw kilkunastu kroków potrzebnych do skutecznej promocji wydarzenia jest praktycznie identyczny za każdym razem. Inne rzeczy robi się wtedy, gdy standardowe warunki sukcesu zostały już  spełnione. Wiele więc czasu zaoszczędziło mi kopiowanie listy promocji wydarzenia z karty na kartę.

Zarządzanie procesami i wąskie gardła

Gdybym miał bardziej rozbudowaną redakcję tak zaplanowałbym tablicę dla publikacji treści w mediach społecznościowych:

• Pomysły
• Oczekujące
• Akceptacja
• Copywriting
• Dobór grafik
• Korekta
• Końcowa akceptacja
• Zaplanowane do publikacji

Taki sposób rozłożenia kart ułatwia jeszcze jedną, istotną sprawę: dzięki niemu możemy szybko zidentyfikować tak zwane “wąskie gardła” (ang. bottlenecks), czyli punkty w procesie, które opóźniają sprawne przeprowadzenie całego zadania czy projektu.

Czy Trello sprawdza się w zarządzaniu zadaniami w PR i marketingu kultury?

Dla mnie tak. Ułatwia mi codzienną pracę. Z biegiem czasu wielu moich współpracowników też się przekonało do Trello. Oczywiście cudowni i kreatywni ludzie, którzy pracują w sektorze kultury, potrzebują nieco bałaganu i harmidru, więc wiedziałem, że nie będę nigdy pracował na Trello z całym zespołem, ale nie znam takiej aplikacji, która odpowiadałaby wszystkim. Tym natomiast, którzy boją się, że takie podejście ograniczy ich twórcze natury, śpieszę powiedzieć: gdy jakaś aplikacja pamięta o najważniejszych rzeczach za Was, zwalniacie “pamięć operacyjną” w głowie na nowe, “niemożliwe do wykonania” projekty. I nagle się okazuje, że więcej szalonych pomysłów ogląda światło dzienne. A czyż nie o to chodzi w ostatecznym rozrachunku?

Na koniec bonus dla wytrwałych:

—-

Ten post jest pierwszym z serii, w której opowiadam o narzędziach i technikach wykorzystywanych przeze mnie w pracy. Pierwsza jego wersja powstała w roku 2017. Obecnie, w roku 2019 mocno go uaktualniłem. Dajcie proszę znać w komentarzach czy taki sposób prezentacji jest dla Was przydatny. Napiszcie też czy i co wykorzystujecie do zarządzania zadaniami i projektami. A jeśli ten post Wam pomógł, to udostępnijcie go! Z góry dzięki!