24 aplikacje i narzędzia do public relations i marketingu kultury

Choć miałem wątpliwości czy wpis zbierający aplikacje i narzędzia do public relations i marketingu kultury jest potrzebny, rozwiała je moja współpracowniczka, Ania: “Ludzie myślą, że potrzebują jakichś bardzo rozbudowanych narzędzi, a przecież na co dzień korzystamy z tych prostych”. Dokładnie! Produktywność i efektywność to nowy profesjonalizm.

Rozpisałem się, więc jeśli chcesz po prostu przejść do listy narzędzi do public relations i marketingu kultury, z których korzystam, użyj poniższego spisu treści. Jeśli natomiast chcesz wiedzieć jak dobieram sobie narzędzia do pracy, czytaj dalej. Pamiętaj też proszę, że to blog o PR i marketingu w kulturze. Nie mamy w tym sektorze dużych budżetów, więc po prostu sobie radzimy – tak jak i drobni przedsiębiorcy 🙂

Spis treści

1. Dlaczego lubię proste narzędzia i aplikacje?

2. Jak korzystanie z aplikacji może poprawić produktywność i efektywność?

3. Jak dobieram aplikacje i narzędzia do public relations i marketingu?

4. Lista 24 narzędzi i aplikacji do public relations i marketingu kultury

  1. Programy zwiększające produktywność 
  2. Aplikacje do pracy zespołowej i organizacji pracy
  3. Narzędzia analityczne
  4. Programy do przesyłania plików
  5. Komunikacja z odbiorcami: Mailing, skracanie linków i prezentacje
  6. Darmowe programy graficzne 
  7. Aplikacje do content marketingu

5. Podsumowanie

1. Dlaczego lubię proste narzędzia i aplikacje?

By lepiej się wytłumaczyć: nie neguję potrzeby korzystania z profesjonalnych, skomplikowanych i rozbudowanych programów, drogiego sprzętu i specjalistycznych usług, tylko… nie strzela się z armaty do muchy. Często do w miarę komfortowej, codziennej pracy wystarczają najprostsze narzędzia. Jeśli więc boisz się, że odstajesz, nie jesteś dość profesjonalny i myślisz, że musisz wydać grube pieniądze na sprzęt i oprogramowanie, to proszę Cię: przestań!

Oczywiście przyjdzie taki czas, gdy poczujesz, że pora się przesiąść na coś nieco bardziej skomplikowanego, ale potrzeba czasu i doświadczenia by ustalić, kiedy rzeczywiście potrzebny będzie upgrade (i co naprawdę musisz upgrade’ować). I nie martw się: gdy przyjdzie ten moment, będziesz o tym wiedzieć!

Powiem więcej: na początku drogi i w niewielkiej instytucji skomplikowane narzędzia mogą czasem wprowadzić chaos zamiast poprawić warunki i efekty pracy. Dlaczego tak się zdarzyć może postaram się wyjaśnić teoretycznie i praktycznie.

2. Jak korzystanie z aplikacji może poprawić produktywność i efektywność?

O produktywności i efektywności wiele znajdziecie w sieci (polecam choćby ten artykuł). Dla naszych potrzeb (public relations i marketingu kultury) możemy przyjąć, że:

  • produktywność to miara, stosunek naszych zasobów (w tym budżetu, czasu pracy, pomocników, dostępnych narzędzi) do efektów pracy (skutecznie poinformowanej bazy odbiorców, uczestników wydarzeń, wytworzonej społeczności, ekwiwalentu reklamowego, zasięgu w SM itp.).
    Zasoby / efekty = produktywność
  • efektywność to takie optymalne ułożenie nakładów do efektów, które przynosi nam najlepsze rezultaty.
    optymalna produktywność = efektywność

By dobrze złapać różnicę: gdy przy mniejszych nakładach trafiamy do większej ilości ludzi na Facebooku podnosimy produktywność. Jednak jeśli przez wybraną strategię wielu więcej fanów czuje się poirytowanych treściami, które im dostarczamy, to cechuje nas niska efektywność.

Gdy używamy drogich narzędzi, a efekty mamy marne, to nasza produktywność nie jest optymalna i powinniśmy poszukać sposobu na optymalizację efektywności (szkolenie z wykorzystania narzędzi lub przesiadka na coś prostszego i przeniesienie budżetu na inne działania będą możliwymi opcjami).

Dobra. Wracamy do praktyki.

Źródło: http://www.candbmarketing.com/12-gifs-for-tired-workers

3. Jak dobieram aplikacje i narzędzia do public relations i marketingu?

Nie mam zbyt wiele czasu na pomyłki, więc zanim zdecyduję się wprowadzić nowe narzędzie staram się dobrze taką sprawę przemyśleć. Kiepski wybór zwykle pokutuje dużo dłużej, niż dodatkowe parę godzin na wstępny research. Ostateczną decyzję podejmuję na podstawie pięciu czynników, których opis znajdziecie poniżej:

  • koszty – “ile mnie to będzie kosztować?”, to pierwsze pytanie każdego chyba, kto pracuje w kulturze. Przy tak mikrych budżetach, jakimi dysponujemy, stać nas na zakup jedynie absolutnie niezbędnych narzędzi. Problemem jest też to, że w większości przypadków inaczej niż w biznesie drogie narzędzia nie “zwracają się” w zyskach, bo zyskiem w kulturze niekoniecznie jest kapitał;
  • wdrożenie – ile czasu zajmie mi nauczenie się funkcji nowego narzędzia i czy czas ten mógłbym spożytkować jakoś inaczej? Czy ten czas później się zwróci? I, co dużo ważniejsze w tym punkcie: jak na to narzędzie zareagują moi współpracownicy? Czy będę musiał przekonywać ich do tego narzędzia miesiącami? Czy nie będą od niego uciekać radząc sobie “na ookoło” i w tajemnicy? Czy mam dostateczne argumenty, by poczuli, że coś się zmienia na lepsze?
  • spodziewane efekty – zawsze pytam się siebie co właściwie takie narzędzie wniesie do mojej pracy, co chciałbym dzięki niemu poprawić. Najgorsza rzecz, to zawiedzione oczekiwania, więc staram się być w tej kwestii realistą. Jest też ponoć taki mechanizm psychologiczny, który sprawia, że bronimy tego, co wybraliśmy. Staram się o tym pamiętać (lub chociaż przypominać sobie) i porzucać narzędzia, które wymagań nie spełniły.
  • łatwość obsługi – oczywiście, że po jakimś czasie wyrabiamy sobie automatyzm w najbardziej nawet skomplikowanych czynnościach. Pamiętacie to uczucie, gdy pierwszy raz weszliście do samochodu i przeraziła Was ilość rzeczy, które trzeba robić na raz? Po jakimś czasie okazuje się, że to nie tylko wykonalne, ale i, że weszło Wam w nawyk. Także, gdy próbujemy czegoś nowego, nie należy się zniechęcać i uprzedzać! Mimo to jestem zwolennikiem przekonania, że piękno tkwi w prostocie. Jeśli skomplikowaną ideę da się wyrazić w sposób prosty, to świadczy to o kunszcie, a nie prostactwie myśliciela. Tak też jest z designem interfejsów aplikacji: im większa dbałość o UX (doświadczenia użytkownika) i intuicyjność, tym bardziej ma się poczucie, że twórcy wiedzą, co robią.
  • wsparcie i społeczność użytkowników – jeśli jakieś narzędzie ma dużą rzeszę wyznawców, to najprawdopodobniej przez lata jeszcze będzie się opłacało jego twórcom. Szukam takich narzędzi, które mają za sobą społeczność i wsparcie. Gdy coś przestanie działać lub będę szukał niestandardowego rozwiązania chcę wiedzieć, że nie jestem sam, że społeczność i twórcy-założyciele współpracują, przyczyniając się do poprawy i rozwoju narzędzia. Gdy nadejdzie jakaś kolejna techno-rewolucja przetrwają tylko Ci, którzy mają dużą bazę i o nią dbają.

W tej pracy naprawdę wiele da się zrobić przy pomocy kartki papieru, ołówka i telefonu stacjonarnego, więc oczekiwania w stosunku do swoich narzędzi mam wysokie.

Może się po wszystkim, co powyżej napisałem, wydawać, że jestem bardzo ostrożny w stosunku do wszelkich nowości, tymczasem jest zupełnie przeciwnie! Kocham eksperymentować, przesiadać się, próbować, wykorzystywać darmowe miesiące i okresy próbne. To jest mój sposób na rozwój – próby i błędy. Nawet jeśli kilka razy się zawiodę, to zwykle po jakimś czasie trafiam na coś, co ułatwia i przyspiesza mi pracę z nawiązką rekompensując poszukiwania.

Dobra, czas odsłonić karty. Oto…

Lista 24 narzędzi i aplikacji, które stosuję prawie codziennie i uważam za przydatne w public relations i marketingu kultury

Znajdujące się poniżej narzędzia to te, których faktycznie używam. Nie przejmowałem się tym czy któreś z nich znają wszyscy, czy też nie. Chciałbym, by dla osób początkujących ten wpis był wprowadzeniem, a dla innych możliwością zwiedzenia (z przewodnikiem) cudzego biurka.

4.1. Programy zwiększające produktywność 

Be Focused (darmowy)

Znacie technikę Pomodoro? Jej podstawy pomagają mi bardzo w podnoszeniu własnej produktywności. Z natury mam skłonność do gonitwy myśli i rozpraszania się – uważam, że to efekty uboczne kreatywności. Dzielenie czasu na interwały, podczas których zajmuję się tylko jednym zadaniem, pomogło mi w pisaniu tekstów, informacji prasowych, w researchu. Ze wsparciem tej prostej aplikacji od Xwavesoft, którą obecnie mam w wersji pro zarówno na telefonie jak i na komputerze, napisałem doktorat. I choć nie wszystko zmierzyłem, jestem Wam w stanie powiedzieć mniej więcej ile 25-minutowych interwałów poświęciłem na poszczególne rozdziały i czytanie kolejnych książek. 5 minut przerwy między interwałami (15 minut po czterech iteracjach) to świetny sposób na poradzenie sobie z bzdurkami, rozprostowanie kości czy nalanie sobie kolejnej szklanki wody i przejrzenie fejsa. Zakończenie kolejnych interwałów uruchamia też mechanizm nagrody. Cudo, którego używam nawet teraz.

Be Focused to piękno w prostocie. Oczywiście takich timerów jest w sieci mnóstwo

Automator

Można być albo nie być #TeamApple, ale Automator zesłały niebiosa. Taka sytuacja: mam 100 zdjęć w *.jpg, które razem ważą jakieś 2 GB. Zaznaczam je wszystkie, przeciągam nad ikonkę ustawionego wcześniej w Automatorze skryptu, a ten wszystkie te zdjęcia przycina mi magicznie do 2000 px wysokości sprawiając, że cały zbiór będzie ważył około 50-100 MB. Automator, jeśli chcę, wrzuci mi też wszystkie te zdjęcia do jednego folderu. Jest też opcja zmiany formatu (np. z *.raw na *jpg). Korzystam z ustawionych w Automatorze skryptów za każdym razem, gdy muszę zmniejszyć zdjęcia, by wysłać je w załączniku do info prasowego. Oczywiście ten program ma jeszcze mnóstwo innych zastosowań, ale z tego korzystam najczęściej: kilka razy w tygodniu.

Przypomnienia 

Jeśli ktoś pomyśli teraz “nie miał o czym pisać, to dodał przypomnienia, a zaraz będzie pisał o Wordzie i budziku”, to niech tak myśli. Prawda jest jednak nieco inna: kalendarz nie zawsze czas jest sprawdzić, a Trello dobrze działa na długie dystanse. Gdy robię 10 rzeczy na raz, to przypomnienie o tym, że za 10 minut muszę wychodzić na wywiad wyskakujące na pulpicie i na telefonie jest rzeczą zbawienną. To samo, gdy coś muszę zrobić coś następnego dnia o określonej porze. Jest opcja nadawania powiadomieniom ważności, jest możliwość tworzenia osobnych list powiadomień, jest opcja przekładania przypomnień o kilka minut, godzinę czy dzień i nic więcej tam nie potrzeba. Prostota jest cnotą.


4.2. Aplikacje do pracy zespołowej i organizacji pracy

Trello (darmowy)

O Trello pisałem już na blogu osobny artykuł. To narzędzie do zarządzania projektami, które stało się rodzajem płyty głównej dla wszystkiego, co robię; warsztatem, na którym układam całą resztę. Łatwe w użyciu i modyfikowalne tablice pozwalają mi szybko porządkować pracę i raportować sobie samemu , co już zrobione, a co jeszcze mnie czeka. Mnóstwo jest też możliwości integracji i usprawnień, jest apka na smartfony, dostęp online i aplikacja desktopowa. Można też tworzyć zespoły i pracować w ramach tych zespołów. Świetna jest też opcja importu list zadań pomiędzy kartami, która pozwala na automatyzację prostych działań promocyjnych i odznaczanie sobie tego, co już zrobione od tego, co jeszcze przed nami. Trello poprawia moją produktywność, bo ułatwia mi utrzymanie płynności działania i realizację zadań zgodnie (w miarę) z założeniami czasowymi.

Trello to świetna aplikacja do zarządzania zadaniami
Trello to świetna aplikacja do zarządzania zadaniami

Dokumenty Google (darmowy)

Jak już pisałem wyżej czasem, by coś uporządkować, wystarczy po prostu kartka papieru (także w public relations). A gdy na tę kartkę może spojrzeć kilka osób jednocześnie, każdy może edytować na niej treść lub dołożyć do tej treści komentarz, mamy historię edycji i chat, to nawet jeśli nasza drużyna jest rozsiana po całym świecie, praca kreatywna jest naprawdę komfortowa.

Z Dokumentów Google korzystam zarówno do redakcji tekstów (gdy trzeba uzyskać akceptację kilku osób) jak i do notowania i zapisywania planów i strategii. Całą kampanię promocyjną tegorocznego Miasta Poezji mieliśmy rozpisaną na Google Docs. To świetna przestrzeń do wspólnej pracy, bo jest intuicyjna, prosta, nawiązuje do tradycji edytora tekstowego oraz zwykłej kartki, a przez to ma niski próg wejścia.

Rzeczy na Docsach można udostępniać za pomocą linków lub adresów e-mail, ustalić poziom dostępu (edycja, tylko do odczytu) i szybko pobrać wersję w *.docx, *.odt i *.pdf. Z Dokumentów Google korzystam codziennie. Codziennie też zastanawiam się, co oznaczają te odwrócone do mnie plecami postaci na ekranie startowym ;P

Arkusze Google (darmowy)

Kolejne narzędzie od Google z tej samej rodziny. Współdzielony arkusz kalkulacyjny to nie tylko fajnie wyglądający zbiór danych, ale też sprawozdania, harmonogramy czy choćby nieformalne dzienniki stażu. Mimo zabezpieczeń staram się nie stosować tego narzędzia w przypadku wrażliwych danych, ale jeśli np. mamy do czynienia z pieniędzmi publicznymi, to nie widzę problemu z konsultowaniem na arkuszach roboczej wersji budżetu. Arkusze mają też całkiem przyzwoite narzędzia do wizualizacji danych. Wykresy wyglądają na tyle satysfakcjonująco, że spokojnie można na arkuszach przygotować sensowny raport. Korzystam często, przynajmniej raz w tygodniu.

Kalendarz Google (darmowy)

To nie tylko mój osobisty terminarz, zintegrowany z programami na moim komputerze i smartfonie. To też świetne narzędzie do takich rzeczy jak choćby rezerwacja sali czy zwołanie zebrania. Łatwiej wspólnie pracować, gdy ma się pojęcie o tym, jakie plany mają inni. Alerty przychodzące przed spotkaniem na e-mail i łatwość integracji pod Windows i iOS to zdecydowane zalety googlowskiego kalendarza. Myślę, że część z Was może kalendarz Google łatwo zastosować do ustawienia grafiku oprowadzań czy warsztatów. Czekam też, aż pojawi się więcej aplikacji, które pozwalają na bukowanie spotkań poprzez integrację z Kalendarzem Google. Świetny jest do tego Calendly, niestety nie ma wersji polskiej, co bardzo zawęża możliwości jego zastosowania w relacjach z klientami. Mój podstawowy kalendarz pochodzi od Google, ale korzystam z niego poprzez integrację z Kalendarzem od Apple. 

Messenger (darmowy)

Mało kto mówi to otwarcie, więc ja powiem: w pracy czat (także czat grupowy) dla właściwego działania zespołu jest niezbędny. Przemieszczanie się między oddziałami jednej instytucji, między pokojami, a nawet przechodzenie od biurka do biurka jest często nieefektywne. Oczywiście nic nie zastąpi spotkania twarzą w twarz. Gdy myślę inaczej, mówię sobie: epifania twarzy, głupcze! Nawet taki robot jak ja docenia wartość bezpośrednich relacji, ale tutaj mówię o prostych wymianach informacji.

Telefon też nie zastąpi chatu, bo ile można czekać, aż ktoś odbierze? W tym czasie można by ze trzy mejle wysłać! Właśnie – mejl. Nie sprawdza się dlatego, że nie każdy ma ustawione powiadomienia na telefonie na przychodzące e-maile. Maile są też zaspamowane. Ponadto ludzie mają potrzebę odpisywać na mejla nieco formalnie, albo odpowiadają tylko o określonych porach, zbiorczo czyszcząc skrzynkę. Czat na Messengerze jest niezobowiązujący, daje też miejsce do żartów, gif-owania czy przesyłania plików. Celowe chaty grupowe pomagają “ogarnąć tematy” i mam ich pootwieranych zawsze mnóstwo w różnych konfiguracjach personalnych.

Na chacie konwersacja trwa cały czas, nawet jeśli nikt akurat nic nie pisze. Messenger to też miejsce na szybką wymianę zdań z dziennikarzami, szybki sposób na umówienie terminu wywiadu czy przesłanie jakiejś krótkiej wypowiedzi do zacytowania. Chciałbym być profesjonalistą i przenieść się w końcu na Slacka (a miałem przyjemność podczas Android Basics Nanodegree od Google korzystać ze Slacka). Tylko, że musiałbym wprowadzić Slacka w całej instytucji. A z dziennikarzami i tak rozmawiałbym przez Messengera. Korzystam non-stop.

Slack (darmowy)

Jeśli większość Waszych istotnych konwersacji firmowych prowadzicie przez Messengera, to znak, że czas przenieść się na Slacka. Jeśli większość Waszych konwersacji firmowych odbywa się przez mejle, to znak, że powinniście przenieść się na Slacka. Slack jest wygodny i oddziela trochę pracę od nie-pracy. Ma też dużo większe możliwości niż Messenger i daje Wam większą kontrolę nad przepływem informacji. No i nie jest połączony z kontem na Facebooku.

Po pierwsze macie opcję tworzenia kanałów dostępnych dla całej firmy lub zamkniętych, przeznaczonych dla wybranych członków zespołu. Po drugie olbrzymia ilość integracji zapewnia łatwiejszą wymianę plików, bukowanie spotkań, organizację pracy. Każdą wypowiedź można rozwinąć w osobny wątek, co pozwala dookreślić detale. Slack przyspieszy wymianę informacji i uwolni ją z formalnych wymogów mejli. Ostatnio miałem na Slacku spotkanie z grupą projektową – część pisała z Lublina, inni z Warszawy czy Wrocławia. W godzinę ustaliliśmy cały fundament projektu. Spotkanie na żywo zajęłoby co najmniej dwa razy tyle czasu.


4.3. Narzędzia analityczne

Google Analytics (darmowy)

Znów niby banał, ale za każdym razem, gdy udzielam konsultacji małym i mikroprzedsiębiorcom dziwię się, jak wciąż jeszcze mało z nich bierze pod uwagę analitykę ich własnej strony internetowej przy podejmowaniu decyzji. Wielu z nich nie wie też, że posiadając Google Analytics ułatwiają sobie później reklamę w Google Ads (gdy się na to zdecydują), bo remarketing jest dużo tańszy od szukania nowej grupy docelowej, a śledzenie konwersji to jedna z zasad osiągnięcia sukcesu.

Analytics jest też świetne dla twórców treści: mówi jasno z jakiego źródła mamy wizyty, a skonfigurowane razem z Search Console podpowiada czego w Google szukają ludzie, którzy trafiają na naszą stronę. Bada też liczbę odsłon, czas sesji, mierzy konwersje i robi taką magię, że ludzie robią szkolenia z samego Google Analytics. Jeśli coś może poprawić Waszą produktywność, jeśli jest jakieś narzędzie, które sprawi, żę nie będziecie podejmowali decyzji o marketingu online na oślep, jeśli coś ma Wam błyskawicznie poprawić efektywność, to będzie to Google Analytics. Korzystam namiętnie!

Facebook IQ Audience Insights (darmowy)

“Poznaj swoją grupę odbiorców jak nigdy wcześniej” głosi Facebook. Cóż, jeśli nie stać Cię na kosztowne badania rynku albo po prostu potrzebujesz punktu wyjścia do analizy, to zupełnie szczególne dane znajdziesz w “Statystykach grup odbiorców” od Facebooka. Otóż weźmy grupę docelową osób w wieku 25-34 lata, mieszkających w Lublinie. Trzy “(…) Strony Facebooka, które najprawdopodobniej są powiązane z Twoją grupą odbiorców na podstawie polubień strony Facebooka” to kolejno: “Zajrzyj w lubelski talerz – co, gdzie, za ile?”, “Oferty pracy i szkoleń w Lublinie”, “Czarna lista pracodawców z Lublina”. Na dwunastym miejscu jest też “Lubelski Rower Miejski”.

Teraz wystarczy nieco spojrzeć na treści na tych stronach i już można zacząć jakościową analizę pisać. Dowiemy się też, że w tej grupie docelowej aż 52% osób jest w związku małżeńskim i to aż o 16% więcej od średniej dla Facebooka. A to jest jedynie wycinek możliwości “Statystyk grup odbiorców”. Zresztą geekom polecam całe Facebook IQ.

Cyfe (darmowy)

A gdyby istniała jedna aplikacja, za pomocą której mógłbym szybko przejrzeć dane z Google Analytics, Facebooka, reklam Google Ads i Facebook Ads, sprawdzić jak mi idzie z mailingiem, zadaniami w Trello, kliknięciami w bit.ly, z moim CRM i jeszcze paroma innymi danymi? Ja zadałem sobie takie pytanie i trafiłem na Cyfe. Aplikacje tego typu to tak zwane dashboardy. Tworzone są, by ułatwić zarządzanie menadżerom. Z Cyfe korzysta całkiem sporo dużych firm, ale najważniejsze jest to, że działają w modelu freemium, a to oznacza że tablicę z 5 widgetami, które raportują ostatnie 30 dni masz za darmo. Nie korzystam z Cyfe cały czas, ale sprawdzam na nim jak idzie mi realizacja moich KPI. I to jest bardzo wygodne rozwiązanie.

Brand24

Monitoring marki z Brand24 jest łatwy. Ja śledzę za jego pomocą wzmianki na własny temat – korzystam z konta dla blogerów. Nawet po ostatnich problemach z Facebookiem wciąż się świetnie rozwijają i pozwalają na solidne przeszukiwanie sieci pod kątem wzmianek o naszej marce.

Jest jednak jeszcze jedno zastosowanie, które dla mnie jest bardzo ważne: korzystam z Brand24 do social listeningu. W ten sposób mogę lepiej zrozumieć o czym rozmawiają w sieci ludzie, gdy używają jakiegoś słowa kluczowego. Na przykład co tak naprawdę rozumieją, gdy mówią o “muzeum”? Jakie są ich obawy, jakie zachwyty? Takie jakościowe nasłuchiwanie pozwala dużo lepiej zrozumieć swoich odbiorców niż gdybyśmy skupiali się tylko na tabelkach z liczbami. I to jest ogromna zaleta Brand24 – bo z tą aplikacją przychodzi to łatwo.

Plus: kiedyś bardzo pomogli w jednym z projektów, który prowadziła moja instytucja. I to zupełnie bezinteresownie. Ufam im, że będą się rozwijać i mają u mnie duży kredyt zaufania. Największy w ich niszy.


4.4. Programy do przesyłania plików

Dysk Google (darmowy)

To jest dla mnie sensowna odpowiedź na WeTransfer i Dropboxa, czyli dwa ukochane przez fotografów, filmowców i grafików narzędzia. Ja rozumiem, że wy macie wiecznie zapchane dyski, ale czasem Wasz link z WeTransfera muszę otworzyć długo po tym, gdy jego ważność wygaśnie. I wtedy muszę dzwonić do Was i się prosić. To, że nie korzystam chętnie z Dropboxa, to kwestia problemów z logowaniem i konieczności posiadania dodatkowego konta.

Mógłbym tu jeszcze długo na ten temat, ale w skrócie: integracja z Gmailem (lub  kontem Google dla innego adresu) i dostęp do innych usług, a także zadowalająca ilość miejsca czynią z Dysku Google świetny sposób na wymianę plików. Najczęściej Dysk Google stosowałem w poprzedniej pracy do przesyłania dużych pakietów materiałów dla mediów. Zamiast dopychać zatkane dziennikarskie skrzynki załącznikami, które ważą po kilkadziesiąt megabajtów, wrzucałem wszystko do folderu na dysku Google, folder udostępniałem przy pomocy linku, a mejlem wysyłałem jedno zdjęcie i link z informacją, że więcej do pobrania w danym miejscu. I w Dysku Google fajne jest to, że sam decyduję, kiedy tę treść z sieci zdjąć, a kiedy trzymać dalej. Ciekawą opcją przy takim udostępnianiu treści jest też skorzystanie ze skracaczy linków, ale o tym za chwilę.

WeTransfer (darmowy)

Nie jestem największym fanem WeTransfera. Pliki po pewnym czasie są automatycznie kasowane z jego serwerów, a ja wolę jednak, gdy sam mogę o tym zdecydować. Niemniej do szybkiego przesyłu materiałów WeTransfer jest świetny. I właśnie do tego został stworzony: do przesyłu dużych ilości danych, a nie do ich magazynowania! To chyba ulubione narzędzie większości fotografów i grafików, z którymi przyszło mi pracować. Wystarczy przesłać plik, wskazać e-mail, na który ma zostać wysłany link do pobrania pliku, opcjonalnie możemy dodać krótką wiadomość i już. Istnieje też możliwość udostępniania tylko poprzez link bez konieczności podawania e-maila.  W wersji bezpłatnej prześlemy tak pliki nawet do 2 GB.


4.5. Komunikacja z odbiorcami: Mailing, skracanie linków i prezentacje

MailerLite (darmowy)

To jest narzędzie do automatyzacji mailingu, które polecam każdemu. Jest łatwe w użyciu, do 1000 odbiorców jest darmowe, pozwala na wysyłanie ładnego i skutecznego mailingu, tworzenie podstawowych lejków sprzedażowych, a także na tworzenie formularzy czy całych stron subskrypcji na newsletter. W roku 2019 to jedno z moich narzędzi must have. Prostota interfejsu z jasnością analizy, testy A/B, solidne bloki, z których można budować newslettery jak z klocków – to wszystko sprawia, że nawet własny newsletter oprę na tym rozwiązaniu.

Freshmail

Nie płacą mi za ciepłe słowa, więc zacznę tak: Freshmail nie jest może idealny, ale na pewno najwygodniejszy spośród systemów do mailingu, na których przyszło mi pracować na etacie podczas mojej kariery w public relations. W płatnej wersji support działa bardzo sprawnie i nie załatwia raczej spraw na zasadzie “To Pański problem!”. Dostarczają też mnóstwo materiałów z zakresu e-mail marketingu, co także bywa bardzo przydatne. Wysyłanie newslettera to ważna część pracy PR-owca. W marketingu mailing też jest niezwykle istotny. Do Freshmaila mam zaufanie, bo sam dba o to, by moja baza nie posiadała zbyt dużej ilości odbijających adresów. Ponadto ma przyjazny interfejs graficzny do budowy newsletterów, ma też solidne zaplecze gotowych “skórek” newsletterów, zapewnia solidną statystykę i ma narzędzia do wykonywania testów (A/B/X, czas i dzień wysyłki). Używałem raz w tygodniu.

bit.ly (darmowy)

Słyszeliście o skracaniu linków? Jeśli tak, to wiecie, że jest to zastępowanie przydługich adresów dużo krótszymi, które w następstwie lepiej mieszczą się np. w postach i tweetach. Mało kto wspomina o tym, że stosuje się je też jako dodatkowe narzędzie śledzące, które zbiera dane. Np. o liczbie klików w dany link. Fajną opcją jest też poza skróceniem personalizacja linku. Spójrzcie choćby tutaj: bit.ly/wniedoczasie. Ze skracaniem linków jest jednak jeden problem: nie każdy ufa skróconemu linkowi i niektórzy, będąc ostrożnymi, nie klikają z zasady w skrócone linki. Ja stosuję skracanie linków tylko dla grup odbiorców, które mi ufają. Np. gdy przesyłałem w poprzedniej pracy materiały pokonferencyjne dziennikarzom i chciałem sprawdzić, jak wielu z nich postanowiło je przejrzeć. Znam też jednak przypadki korzystania z bit.ly zamiast z UTM w kampaniach na Facebooku.

Keynote

Fetyszyzujemy prezentacje. Lata prezentacji nauczyły mnie jednego – im bardziej polegasz na kontakcie z publicznością, a mniej na tym, co się wyświetla, tym prezentacja będzie lepsza. Niemniej to, co wyświetlasz, choćby i było proste, musi trzymać jakiś poziom. Intuicyjny i jednocześnie bardzo przyzwoity jest dla mnie program Keynote dostarczany wraz z MacBookiem. Może i prezentacja nie będzie w nim latała na wszystkie strony jak przy użyciu Prezi, ale magiczne przejścia robią ładne cuda z tekstem, a prezentację można przygotować bardzo szybko. W interfejsie kocham te wszystkie prowadnice, które na różne sposoby pomagają Ci układać grafiki względem siebie. Świetną opcją jest też możliwość sterowania prezentacją przy użyciu iPhone’a. Całkiem nieźle sprawdza się on jako połączenie pilota, wskaźnika i mini-ekranu do podglądu; można też na prezentacji kreślić na żywo, co także fajnie można rozegrać podczas wystąpienia. Efektowne i efektywne. Korzystam co jakiś czas.


4.6. Darmowe programy graficzne 

Canva - darmowa aplikacja graficzna
Canva ma w sobie wiele gracji

Canva (darmowy)

Marzę o dniu, w którym wszyscy zrozumieją wreszcie, że PR-owiec i marketingowiec nie są (a przynajmniej nie muszą być) grafikami. To zupełnie inny obszar wiedzy. To, że potrafię zawodowo ocenić przydatność danej grafiki w działaniach promocyjnych nie znaczy, że sam jestem Michałem Aniołem.

Canvę znajdziecie w większości zestawień narzędzi, na jakie natraficie w sieci, a gdy ją sami odkryjecie doznacie olśnienia: otóż okaże się, że prace zrobione w Canvie oglądacie na przeróżnych profilach w Social Media codziennie. To narzędzie do obróbki graficznej ma świetny interfejs, działa online przez przeglądarkę bez żadnych instalacji, ma mnóstwo gotowych elementów do wykorzystania i gotowe szablony grafik do postów na Facebooku czy Twitterze, zdjęć w tle, plakatów, infografik, checklist itp.

Ja Canvy używam przede wszystkim dlatego, że jest szybka i pozwala mi się nie zastanawiać, gdy przycinam jakieś zdjęcie czy grafikę do SM. Ale część infografik do postów także robię w Canvie. Nie wiecie nawet jak bardzo były Wam potrzebne automatyczne prowadnice, dzięki którym logo umieścicie dokładnie na środku grafiki! Korzystam bardzo często.

Gimp (darmowy)

Darmowa alternatywa dla Photoshopa. Po prostu. Nigdy nie korzystałem z Photoshopa (bo nie jestem grafikiem i nie chcę nim być!), więc nie wiem jak wypadają te dwa narzędzia w bezpośrednim starciu. Gimpa trzeba zainstalować na komputerze i trochę się włącza, więc ja używam go po prostu wtedy, gdy Canva lub Podgląd (apka taka) sobie nie radzą. Szczególnie często, częściej niż bym chciał, zamieniam w Gimpie PDF-y na JPEG-i. Zmniejszam tam też zdjęcia, gdy nie mam pod ręką Automatora, przyciemniam zdjęcia jako tła do aktualności w newsletterze i robię inne rzeczy, którymi wstyd by mi było obarczać grafików. Korzystam kilka razy w tygodniu.


4.7. Aplikacje do content marketingu

Sharing Debugger (darmowy)

Wrzucanie na Facebooka postów z linkiem zawsze jest przygodą. Ich wygląd się zmienia, nasze możliwości modyfikacji zmniejszają, zdjęcie przycina się na najróżniejsze sposoby lub nie zasysa się wcale. By ograniczyć entropię polecam najpierw wrzucić link do Sharing Debuggera od Faceboooka, który dostarczy podglądu wyglądu linku. Ponadto, jeśli jest taka potrzeba, można kliknąć przycisk “scrap again”, który spowoduje ponowne zassanie informacji ze strony. Użyteczne szczególnie, gdy dokonujemy serii modyfikacji i chcemy popróbować, zanim materiał wypuścimy w świat. W ten sposób mamy dużo większą kontrolę nad linkami i możemy walczyć o wyższe CTR (stosunek kliknięć do wyświetleń).

Yoast SEO - aplikacje
Yoast SEO daje naprawdę duże możliwości użytkownikom WordPressa

Yoast SEO (darmowy)

Nie ma lepszej aplikacji SEO na WordPressa. No po prostu nie. Piszę ten wpis już jakiś czas i zastanawiam się jak ułożyć treści, by trafiły do ludzi, którzy mogliby ich szukać w Google. I w tym bardzo, bardzo pomocnym narzędziem jest wtyczka Yoast SEO do WordPressa. Ma mnóstwo opcji konfiguracji i system podpowiedzi ułożony w listę kontrolną, na której poszczególne zadania zapalają się (w zależności od naszej ich realizacji) na zielono, pomarańczowo lub czerwono. Pozwala zmieniać tagi Title i Meta Description globalnie dla całej strony i na poziomie pojedynczych wpisów.  Daje opcję sprawdzenia czytelności tekstu. Podstawowa wiedza z zakresu content marketingu i SEO wystarcza, by przy pomocy tej wtyczki zdziałać cuda.

Menedżer stron (darmowy)

Posiadanie tej apki na telefonie wydaje mi się oczywiste. A jednak, gdy kolejni stażyści przychodzili na staż, bardzo często musiałem im tę aplikację polecać. I dlatego właśnie znajduje się ona na tej liście, choć nie ma na niej aplikacji mobilnych  Instagrama, Quory, Facebooka, Twittera itd. (choć i te warto mieć na telefonie). Menedżer stron pozwala Ci kontrolować do 50 twoich stron na Facebooku, dodawać posty, edytować te zaplanowane, sprawdzać podstawowe statystyki, a wszystko to dużo efektywniej niż przez standardową aplikację mobilną Facebooka, której używają wszyscy użytkownicy. Minusem jest to, że ma swoje lepsze i gorsze momenty. Jak cały Facebook.


5. Podsumowanie

Wiele z wymienionych narzędzi chciałbym mieć w wersjach premium, bo bezpłatne nie dają pełni możliwości. Są też takie jak np. CallPage, których bardzo chciałbym używać, ale musiałem podjąć smutne decyzje budżetowe.

Gdy tak patrzę na tę listę, to dochodzę do wniosku, że kluczem do sukcesu aplikacji jest kompleksowość w podejściu do tematu oraz prostota na poziomie funkcjonalności i interfejsu. Narzędzia, które próbują być wszystkim, po prostu porzucam. Marzy mi się też lepsza integracja tych wszystkich narzędzi, bo to pozwoliłoby mi zbudować własny kombajn, ale może przyszłość przyniesie coś fajnego.

Uff! To już wszystko. Ten wpis zacząłem pisać 30 kwietnia i z przerwami pisałem go do 14 czerwca 2018, a później uaktualniłem w listopadzie 2019, więc mam nadzieję, że okaże się dla kogoś pomocny. Dajcie znać proszę w komentarzach, z których narzędzi z tej listy korzystacie najczęściej, czy któreś z nich dopiero poznaliście i czy może jest jeszcze coś, co warto by dodać do takiego zestawu. A jeśli ktoś uzna ten wpis za przydatny, to bardzo pomoże mi, udostępniając go gdzieś w mediach społecznościowych. Z góry dzięki!

[Jak oceniasz ten wpis?]
[Głosów łącznie: 8; Średnia głosów: 4.5]

Comments

  1. Strategia FM

    Bardzo dużo przydatnych informacji. Zebranych w jeden zwięzły artykuł. Przedstawionych w czytelny sposób. Oczywiście niektóre z narzędzi wykorzystuję na co dzień. Jakiś czas temu kalendarz Google zastąpił moje ulubione żółte karteczki i książkowy kalendarz. WeTransfer jest doskonały do przesyłania klientom zdjęć po realizacji bez obciążania serwerów. Messenger to narzędzie, z którego dzisiaj korzysta raczej każdy. Z pozostałych narzędzi korzystałam sporadycznie albo wale, ale cieszę, że znalazłam tyle ciekawych narzędzi ze w postaci zwięzłego pakietu informacji. Z pewnością z niego skorzystam.

  2. Marek

    Super tekst! Moim zdaniem dobry PR-owiec powinien dobrze wiedzieć jak dotrzeć do ludzi, znać ich opinie i poglądy na poszczególne sprawy, bo to właśnie do tych ludzi, potencjalnych klientów ma trafić PR-owiec. Można przedstawić nawet najgorsze sprawy w ładny i schludny sposób, ale co z tego skoro większość naszych klientów ma odmienne poglądy i po zapoznaniu się ze sprawą zorientują się, że coś tu nie tak. Dobrym sposobem jest wykorzystanie internetowych ankiet, ja korzystałem z badanie-opinii.pl i jestem niesamowicie zadowolony. Pozwala to poznać oczekiwania naszych klientów i wiedzieć w co celować, aby trafić bull’s eye.

    1. Post
      Author
      Grzegorz Jędrek

      Bardzo dziękuję! Ja pytałbym przede wszystkim o umiejętność w pisaniu tekstów, a nawet prosiłbym o przesłanie próbki. Ponadto na pewno o to czy potrafi skutecznie kontaktować się z ludźmi – uprzejmie i dyplomatycznie. I jak sobie radzi z planowaniem pracy. I od czego zacząłby / zaczęłaby planowanie strategii działań promocyjnych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.