Wprowadzanie dużych zmian to jedno, ale warto też pamiętać o efekcie kumulacji wielu drobnych zmian, którą czasem nazywamy optymalizacją. Jeśli coś nie wymaa dużej zmiany może potrzebować drobnych usprawnień: nieraz łatwiejsze kupowanie biletów, prostsze menu, dodanie paru opisów i poprawienie zdjęć w wizytówce Google potrafią zdziałać cuda.
Tylko, że jeśli zaczniemy wypisywać, co jest do zmiany, to wkrótce odkryjemy jak wiele rzeczy chętnie byśmy zmienili i jak mało przestrzeni mamy na to wprowadzanie zmian, gdy wciąż trzeba promować wydarzenia i projekty. I tak pozwalamy naszemu systemowi komunikacji rozpaść się powoli w imię bieżączki i wiecznego niedoczasu. A jeśli uświadomimy sobie jeszcze jak wiele pozornie drobnych rzeczy wymaga od nas wielu działań dodatkowych, to łatwo jest wtedy stracić motywację.
Jeśli chcecie temu zapobiegać, to musicie mieć dobry proces priorytetyzacji wprowadzania usprawnień, który szybko pozwoli wam osiągnąć dobre rezultaty. Taką metodą jest RICE, czyli Reach(zasięg), Impact (wpływ), Pewność (Confidence) i Wysiłek (Effort). Formuła jest prosta:
- Wypisujemy w arkuszu kalkulacyjnym usprawnienia, jakie chcielibyśmy wprowadzić
- Każde z nich oceniamy według kolumn odpowiadających poszczególnym literom metody w skali od 1 do 10:
- Zasięg (reach): na jak szeroką publiczność wpłynie ta zmiana?
- Impact (wpływ): jak istotny dla tej publiczności będzie wpływ dokonania tej zmiany?
- Confidence (pewność): jak pewni jesteśmy, że zmianę tę jesteśmy w stanie wprowadzić?
- Effort (wysiłek): jak dużego wysiłku potrzebujemy, by wprowadzić tę zmianę?
- Następnie w osobnej kolumnie liczymy RICE według wzoru: R x I x C / E (czyli np. 6 x 8 x 9 / 3 = 144)
- Porządkujemy kolumny według RICE od najwyższej liczby do najniższej.
W ten sposób osiągamy jeden wskaźnik, dzięki któremu możemy ocenić które z naszych działań mają najlepszy stosunek wysiłku do efektu. Teraz wystarczy zacząć realizować usprawnienia od tych z największym wynikiem punktowym. Oczywiście tabele takie mają nam jedynie pomóc w decyzji i czasem warto zrealizować zadanie znajdujące się nieco niżej na liście. Niemniej w ten sposób tworzymy sensowny sposób na ustalenie priorytetów i pozbywamy się poczucia, że wszystkie usprawnienia powinniśmy wprowadzić natychmiast. Niektóre zadania mają wyższy priorytet niż pozostałe.
Pamiętajcie, że nie jest dobrym sposobem na ustalenie priorytetów zajmowanie się tylko tym, co najpilniejsze. Wiele rzeczy pilnych wcale nie okazuje się ważnych, a w dłuższej perspektywie nieustanna bieżączka jest poważną blokadą rozwoju.